So nutzen Sie Poly Studio X und G7500 mit GotoRoom

In diesem Blog Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die native GoToRoom App auf Ihrer Poly Studio / G7500 nutzen können und stelle die wichtigsten Funktionen vor.

Vorab – Good to know

Um Ihren Endpunkt als GoToRoom nutzen zu können, muss dieser bei GoTo (LogMeIn) registriert sein, Dies stellt im Normalfall kein Problem dar, da die Poly Systeme als Bundle mit den entsprechenden Lizenzen bei den LogMeIn Partnern und Distributoren erworben werden können. Warum ich das dann trotzdem anspreche ? Ich habe in der letzten Zeit einige Kontakte gehabt, die versucht haben sich mit einem GoToMeeting Account am Videosystem anzumelden und damit gescheitert sind, da sich die Lizenzen unterscheiden, Damit Ihnen diese Kopfschmerzen erspart bleiben, hier also direkt die entsprechende Info BEVOR wir wirklich loslegen.

Was Sie benötigen:

• Eine Poly Studio X oder G7500 (aktuellste Software)
• Ein TC8 (zwingend erforderlich und keine Option)
• Eine entsprechende GoToRoom Lizenz
• Ihr Videoendpunkt muss bereits bei GoTo registriert sein (s. Hinweis oben)

Los geht´s …

Konfiguration auf der Poly Seite

Sofern sich Ihr Videoendpunkt noch nicht im GoToRoom Provider Mode befindet, öffnen Sie bitte Ihren Webbrowser, rufen Sie das Webinterface Ihrer Maschine auf und loggen Sie sich mit Ihren Admin Zugangsdaten ein.

Klicken Sie links in der Navigation auf „General Settings“ -> „Provider“ und wählen Sie im Fenster rechts „GoToRoom“ aus dem Dropdown Feld aus. Klicken Sie abschliessend auf „Save“ und bestätigen Sie das Hinweisfenster. Ihre Maschine führt nun einen Konfigurations-Reset aus und startet in der nativen „GoToRoom“ App neu.

Konfiguration der GoToRoom App

Hinweis:
Zur Zeit der Veröffentlichung wird nur Monitor 1 genutzt. Der Monitor 2 Ausgang ist zwar aktiv, spiegelt aber nur den Output von Monitor 1. Eine Aufteilung wie im folgenden Bild ist also nicht möglich.

Nach dem Neustart werden wir über einen Hinweis auf dem angeschlossenen Display darauf hingewiesen, dass wir die folgenden Konfigurationsschritte am TC8 Touchcontrol durchführen müssen.

Wir wenden uns also unserer Steuereinheit zu und konfigurieren die notwendigen Settings wie;

• zu nutzende Sprache für das User Interface
• Regionale Einstellungen (Land)
• Zeitzone / Zeitanzeige / Flash Time Separator
• Name des Systems
• Anzeige Theme des Systems (hell/dunkel)

Alle weiteren Einstellungen, wie z.B. die Kalenderintegration, customized Hintergründe oder Multi-Room-Management können später über das Admin-Interface durchgeführt werden.

Die Inbetriebnahme des Systems ist hiermit bereits abgeschlossen und wir sind startklar für unser erstes Meeting.

Super schnell, super einfach und für jeden durchführbar.
Good Job, LogMeIn Team !!

Schauen wir uns die verfügbaren Optionen etwas genauer an:

Content Sharing:
Für diesen Bereich habe ich einen extra Beitrag geschrieben. Sie finden ihn hier!

Meeting starten:
Grundsätzlich gibt es hier 2 Optionen:

• Einladen des Systems via Email zu einem Meeting (One Touch Join)
• Erstellung eines Instant Meetings direkt vom Endpunkt aus

Da meinem Demo System derzeit noch kein Kalender-Provider zugeordnet ist, beschränke ich mich für jetzt auf den Punkt „Instant Meeting“.

Klicken Sie dazu auf den Punkt „Calendar“ auf Ihrem TC8 und anschließend auf „Create Instant Meeting“.

Es wird nun ein ad-hoc Meeting auf der GoTo Plattform erstelt und Sie als erster Teilnehmer eingewählt.

Die beiden Optionen „Mic On/Off“ und „Camera On/Off“ sollten für jeden Leser selbsterklärend sein 🙂 Selbiges sollte auch für die Lautstärkeregelung gelten.

Über den Button „Adjust“ ist , eine supportete Kamera vorausgesetzt, die Steuerung eben dieser möglich. Besonders lobens- und erwähnenswert finde ich, dass sich auch die Helligkeit und die Farbsättigung aus dem Menü konfigurieren lassen. Dies erspart den Weg über die WebUI. Eine Funktion zur Speicherung und zum Aufruf von Presets habe ich in meinen Tests allerdings nicht entdecken können.

Unter dem Punkt „Details“ finden Sie alle Informationen zu Ihrem aktiven Meeting, die gegebenenfalls interessant sein könnten, wie z.B.

• Die Meeting ID, um sie anderen Usern zur Einwahl mitzuteilen
• Die bisherige Dauer Ihres Meetings
• Die Invitees

Über den „People“ oder „Participants“ Button sehen Sie direkt wieviele Nutzer sich derzeit im Call befinden. Nach Auswahl der Funktion, können Sie entsprechende Kontroll-Optionen für Ihre Konferenz nutzen. Dazu gehören:

• Einladung zusätzlicher Teilnehmer per Email über den „Invite“ Button
• Sperrung des Meetings (es werden keine weiteren Teilnehmer zugelassen, egal ob eingeladen oder nicht)
• Mute / Unmute der Teilnehmer
• Teilnehmer zu Organizer hochstufen
• Teilnehmer zu Presenter hochstufen
• Teilnehmer aus dem Meeting entfernen

Der eingeladene Teilnehmer erhält dann eine entsprechende Email in seinem Posteingang und kann sich anschliessend in das Meeting connecten.

Über die Funktion „Meeting unlocked“ / „Meeting locked“ sperren oder öffnen Sie die Konferenz für weitere Teilnehmer.

„Mute all“ & „Unmute all“ ist direkt ein schnell verfügbar

Wenn Sie auf die 3 Punkte hinter dem Teilnehmernamen klicken, können Sie diesen „befördern“ (Organizer / Presenter), ihn einzeln stumm-, oder freinschalten, sowie aus dem Meeting entfernen.

Auch eine Chat Funktion steht über den „Chat“ Button zur Verfügung. Sie können direkt vom TC8 Ihre Nachricht tippen und dabei entscheiden, ob diese allen Meeting-Teilnehmern, oder nur dem Organizer oder Presenter angezeigt werden soll. Klasse Umsetzung und wirklich nützlich in unseren Konferenzen.

Über den „Share Screen“ Button werden alle notwendigen Infos zum Teilen von Dateninhalten über den Webbrowser angezeigt. Wie das genau funktioniert, können Sie hier nachlesen.

Die Recording Funktion steht in einem Instant Meeting, dass von einem GoToRoom initiiert wurde, nicht zur Verfügung. Sofern Sie die Konferenz aufzeichnen wollen, gibt es 2 Wege:

• Machen Sie, in einem aktiven Meeting, jemand mit einem GoToMeeting Client zu einem Co-Organizer und lassen Sie diese Person für Sie das Recording starten.
• Planen Sie im Vorfeld das Meeting über Ihrem persönlichen GoToMeeting Account . Die Recording Option steht Ihnen dann direkt zur Verfügung.

Über den Button „Settings“ können Sie einige elementare Optionen Ihres Systems konfigurieren. Dies wären zum Stand der Veröffentlichung dieses Beitrags:

General –
„Who´s talking“ Anzeige, Einspielen von Hinweistönen beim Eintritt in ein Meeting und beim Verlassen.

Audio
„Use Room Audio“ aktivieren / deaktivieren, Auswahl des Mikrofons, Auswahl des Lautsprechers

Video
Auswahl der Kamera, Auswahl der aktiven Anzeige, Aufteilung und Darstellung von Videobild und Content

Device Mode

Lobenswerterweise hat LogMeIn sich entschieden, den „Device Mode“ in der GoToRoom App zu supporten. Sollten Sie also einmal von zu einem Meeting ausserhalb von GoTo eingeladen werden, z.B. Starleaf oder Zoom, können Sie trotzdem Ihren Meetingraum in gewohnter Qualität nutzen.

Sie verbinden dazu einfach ein USB Kabel (USB-C auf Poly Seite zu USB-C oder USB-A auf PC Seite) mit Ihrem Notebook und die Kamera, die Mikrofone und die Lautsprecher Ihres GoToRoom Systems werden als USB-Devices an Ihrem Rechner erkannt. Gegebenenfalls müssen Sie diese noch in dem zu nutzenden UC Client auswählen und schon können Sie mit Ihrem Meeting starten.

Um den Device Mode zu aktivieren, streichen Sie mit Ihrem Finger von Rechts nach Links über das Display des TC8. Ein SlideOut Menü öffnet sich nun und stellt die gewünschte Option zur Verfügung. Wählen Sie „Device Mode“ um die Funktion zu starten.

Verbinden Sie nun das USB Kabel mit Ihrem PC und connecten Sie gegebenenfalls auch noch ein HDMI Kabel um potentiell anwesenden anderen Konferenzteilnehmern den Blick auf Ihren aktuellen Desktop-Inhalt / die Konferenz zu ermöglichen.

Eventuell müssen Sie die Kamera, das Mikrofon und den Lautsprecher noch in Ihrer UC Applikation anpassen, so wie hier z.B. am Beispiel Teams Client

Über das gleiche SlideOut Menü erhalten Sie auch Zugriff auf die Steuerung der Raumkamera, wenn Sie sich im Device Mode befinden.

Rufen Sie das Menü auf und wählen Sie „Camera Settings“. Sofern Sie eine Tracking-fähige Kamera nutzen, können Sie hier das Tracking ein-, bzw ausschalten. Sofern ausgeschaltet, können Sie mit Presets und den manuellen Kamerasteuerungsoptionen arbeiten.

Die letzte Funktion des SlideOut Menüs „Settings“ zeigt Ihnen administrative Optionen und Informationen zu Ihrem Raumsystem und dem angeschlossenen TC8

Meetings initiieren von Ihrem Smartphone

Eine sehr coole Funktion, gerade jetzt in Covid.19 Zeiten, ist auch das Starten einer Konferenz oder die Teilnahme an einem Meeting per GoToRoom System, ohne dies zu berühren. Wie das gehen soll ? Mit der GoToMeeting Mobile App.

Laden Sie die App aus dem App Store auf Ihr Telefon herunter (hier ein Iphone), starten Sie diese und loggen Sie sich mit Ihrem User Account ein.

In dieser Übersicht sehen Sie Ihre Meetings / wiederkehrenden Meetings und können das Meeting starten oder auch weitere Teilnehmer per Email dazu einladen.

Wir klicken allerdings zunächst auf den Button „Meeting teilnehmen“ ganz links und klicken anschliessend oben rechts auf das „Bluetooth“ Funk Symbol.

Dank Bluetooth Proximity Funktion (BLE) wird Ihr GoToRoom System vollautomatisch von Ihrer Mobile App erkannt (aktiviertes BT am System und am Smartphone natürlich vorausgesetzt) und kann nun „remote“ in ein Meeting gebracht werden.

Wählen Sie das erkannte System aus:

Sie können nun einem Meeting durch Eingabe der ID beitreten, ein geplantes Meeting zu dem Sie eingeladen sind joinen oder ein Ad-Hoc Meeting starten.

Das System wird, sobald Sie connected sind für andere Bluetooth Connections gesperrt

Fertig 🙂

Weitere Informationen finden Sie hier:

https://support.logmeininc.com/de/gotomeeting/help/gotoroom-with-poly-studio-x-overview