Eigenes Hintergrundbild und Sprachansage im Poly Realconnect Service einrichten

Hey, endlich ist sie da – die Möglichkeit ein eigenes Hintergrundbild und eine eigene Sprachansage für die Einwahl in Realconnect zu konfigurieren. Wie auch Sie das mit nur ein paar Handgriffen umsetzen, zeige ich Ihnen in diesem Post. Viel Spass 🙂

Was Sie benötigen:

• Microsoft M365 Admin Rechte
• Einen PC / ein Notebook
• Internetzugriff
• ggf. Installationsrechte auf Ihrem Endgerät für Software Produkte

Legen wir direkt los…

Öffnen Sie Ihren Webbrowser und rufen Sie die URL „https://webapp.plcm.vc/login“ auf.
Klicken Sie auf „Sign in with Microsoft“.

Im Realconnect Portal klicken Sie nun, unter „Teams Configuration“, auf „Teams Gateway Settings“.

Klicken Sie auf den Reiter „Custom IVR prompts“.

Auf der folgenden Seite klicken Sie auf den Link „Using custom prompts“.
Sie bekommen nun eine Übersicht der Anforderungen an das zu erstellende Custom Wallpaper und die entsprechende Audio Message: Diese lauten:

Bilddatei:
Abmessungen: 1920×1080 Pixel
Unterstützte Formate: bmp, gif, jpg,png
Keine Alpha channels

Sounddatei:
16-Bit im PCM Format
Mono Audio
16 kHz
Unterstützte Formate: .wav

Wallpaper

Im unteren Bereich der Seite haben Sie zusätzlich die Möglichkeit sich das derzeitige Hintergrundbild anzusehen, respektive sich die derzeitige Sounddatei anzuhören. Durch das Pfeil-Symbol in der rechten oberen Ecke haben wir die Möglichkeit unserer eigenes File später hochzuladen.

Hinweis:
Insgesamt können / müssen SIe 2 Grafiken und 2 IVR Prompts ändern. Mit den Pfeilen im Bild rechts und links können Sie zwischen den Bildern wechseln. Der IVR Prompt darunter wechselt automatisch.

Wenn Sie möchten, können Sie sich nun die derzeitige Bilddatei als Vorlage herunterladen, indem Sie einfach mit der rechten Maustaste in das Bild klicken (Google Chrome) und „Save Image as…“ wählen.

Geben Sie diese Vorlage nun an Ihre Marketingabteilung oder erstellen Sie selbst eine Hintergrunddatei nach Ihren Wünschen. Ich nutze dazu Photoshop, die können aber prinzipiell jedes Grafikprogramm nutzen. Eine kostenlose Software mit ähnlichem Funktionsumfang wie PS wäre z.B. GIMP. Das Tool können Sie hier downloaden: https://www.gimp.org/

Hinweis:
Da es natürlich nie ganz ohne Werbung geht, blendet Poly ein kleines Logo über Ihrem Hintergrundbild ein. Beachten Sie das bei der Erstellung der Datei, damit keine wichtigen Informationen überlagert werden.

Am Beispiel meiner Grafik:

Jetzt, wo Ihre Datei fertig ist, können wir diese hochladen. Klicken Sie dazu rechts oben auf das „Pfeil Symbol“.

Wählen Sie Ihre Grafik aus und klicken Sie auf „Open“.

Die Datei wird nun auf den Server geladen und das entsprechende Overlay hinzugefügt.

Sollte Ihnen das Ergebnis nicht gefallen, können Sie über den „Back“ Pfeil wieder auf die ursprüngliche Poly Grafik wechseln.

Sollte alles passen, so gehen Sie bitte auf der Page ganz nach oben und klicken Sie auf „Save“. Erst dann werden die Änderungen übernommen.

Erledigt 🙂 Weiter geht´s mit der Sounddatei,

Sounddatei

Erfahrungsgemäss ist die Erstellung einer Audio-Datei mit den richtigen Eckdaten weitaus erklärungsbedürftiger als die des Hintergrundbildes. Daher führe ich diesen Part detailierter aus, als den Vorherigen. Ich nutze für diesen Vorgang das kostenlose Tool „Audacity“. Wenn Sie es mir gleichtun möchten, öffnen Sie bitte Ihren Browser und navigieren Sie zu „https://www.audacity.de“. Klicken Sue auf die „Audacity Version 3.0.0“ Grafik.

Klicken Sie auf „Download starten“ und anschliessend auf „Download von Audacity 2.4.2“ starten.

Klicken Sie auf „Save“ und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC.

Klicken Sie, nach Fertigstellung des Downloads, doppelt auf die Datei, um die Installation zu starten.

Klicken Sie auf „Weiter“. Im nächsten Fenster deaktivieren Sie die Checkbox vor „Install Opera Browser“ und klicken Sie auf „Next“.

Klicken Sie im nächsten Fenster auf „Decline“ und anschliessend auf „Jetzt installieren“.

Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf „OK“. Klicken Sie in den nächsten 4 Fenstern auf „Next“

Klicken Sie auf „Install“ um die Installation zu starten.

Klicken Sie auf „Next“ und anschliessend auf „Finish“ um den Vorgang zu beenden.

Nach dem Start der Applikation klicken Sie auf „OK“.

Im unteren ,ganz linken Teil der Seite klicken Sie in das Feld „Project Rate (Hz)“ und wählen Sie „16000“ aus.

Klicken Sie in der Leiste der Ein-/Ausgabegeräte auf den Mikrofon Bereich und wählen Sie Ihr Mikrofon für die Aufnahme aus. Ich empfehle ein Poly Headset dafür zu nutzen.

Im Fenster, rechts daneben, wählen Sie bitte „1 (Mono) Recording Channel“ aus.

Klicken Sie auf den „Recording Button“ um die Aufzeichnung zu starten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den „Stop Button“.

Nach dem Aufzeichnen der Datei klicken Sie, neben „Audio Tracks“, auf den Pfeil nach unten.

Wählen Sie „Format“ und dann „16-bit PCM“ aus.

Klicken Sie links oben auf „File“, wählen Sie „Export“ und dann „Export as WAV“.

Tragen Sie einen Namen für Ihre Sounddatei ein und klicken Sie auf „Save“.

Das nächste Fenster schliessen Sie einfach mit „OK“.

Klicken Sie im Realconnect Portal auf das „Pfeil“ Symbol um die Datei hochzuladen.

Wählen Sie die neue Datei und klicken Sie auf „Open“.

Klicken Sie oben auf der Page unbedingt wieder auf „Save“ um die Änderungen zu übernehmen.

Glückwunsch – Sie haben alle Änderungen erfolgreich umgesetzt. Sie sollten nun, nach Einwahl in ein Realconnect Meeting, die neuen Settings geniessen können 🙂

So schauts nun in meinem Demo Tenant aus.

Fertig 🙂