So managen Sie Ihre Poly G-Series (G10, G40, G85) mit dem Microsoft Teams Admin Center

In diesem Blog zeige ich Ihnen, welche Management und Provisioning Optionen für Windows-basierte Teams Room Systems im Microsoft Teams Admin Center zur Verfügung stehen.

Bevor wir allerdings mit der Konfiguration starten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Netzwerk auch für TEAMS und die benötigten Datenströme ausgelegt ist
Ich empfehle ihnen daher zuerst diese Microsoft Seiten zu lesen und, sofern notwendig, entsprechende Änderungen in Ihrem Netz vorzunehmen. Das kann Ihnen viel Stress ersparen. Eine Zusammenfassung der Netzwerkports finden Sie hier.

Diese Optionen, im direkten Vergleich zu Teams Rooms for Android (Collaboration Bars) stehen Ihnen im Teams Admin Center zur Verfügung.

Eine Übersicht der Management Optionen von Microsoft direkt, finden Sie hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/rooms/rooms-manage

Los geht´s …

Teams Admin Center aufrufen

Stellen Sie sicher, dass Ihr MTR eingeschaltet und verbunden ist. Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie zu https://admin.teams.microsoft.com um das Teams Admin Center aufzurufen. Loggen Sie sich mit Ihren Admin Daten ein.

Klicken Sie links in der Navigation auf „Teams Devices“ und anschliessend auf „Teams Rooms on Windows“.

Dashboard Übersicht

Sie sehen nun rechts die Übersicht, die sich grob in 3 Teile differenzieren lässt.
1 – Geräte Zusammenfassung
2 – Geräte Aktionen
3 – Geräte Liste

Sobald Sie ein Gerät ausgewählt haben, wir die „Device Actions“ Leiste „aktiv“. Wir klicken hier auf „Edit Settings“.

Es öffnet sich nun rechts eine Seitenleiste, in der Sie die Konfiguration für Ihr Device anpassen lassen. Der erste Punkt bezieht sich direkt auf den „Account“ des Geräts.

Wenn Sie das „Account“ Menü ausklappen, sehen Sie die zu konfigurierenden Optionen.
Anmeldeadresse
SIP URI zu Anmeldung in Teams
Meeting Mode
Wählen Sie ob Teams Only / Skype only oder ein Mischbetrieb genutzt werden soll
Modern Authentication
Wählen Sie ob „Modern Authentication“ genutzt werden soll
Exchange E-Mail Adresse
Konfigurieren Sie die Exchange Anmeldeadresse, sofern abweichend von der SIP URI
Domain username und Domain Settings
Konfigurieren Sie die Domain Credentials und Settings, sofern notwendig

Im Reiter „Meetings“ finden Sie die Settings
Automatic Screensharing
Soll automatisch, sobald ein HDMI Signal anliegt, dieser Content geteilt werden
HDMI ingest audio sharing
Soll der Ton der HDMI Content Quelle geteilt werden
Show meeting name
Soll der Meeting Name angezeigt werden
Auto-leave if everyone else left the meeting
Soll das Meeting automatisch verlassen werden, wenn Sie der einzige Teilnehmer sind
Join third party meetings (Cisco Webex / Zoom) und die Join Info Settings für den Raum
Einstellungen für das Processing von WebEx / Zoom Meetings

Im Reiter „Devices“ finden Sie die folgenden Konfigurationsoptionen:
Dual Monitor Setup
Sollen 2 Monitore am System genutzt werden
Bluetooth Beaconing
Soll das System Beacons aussenden, um für andere Devices auffindbar zu sein
Cortana
Möchten Sie Cortana Sprachsteuerung zulassen
Send logs with feedback
Erlauben Sie das Senden von Feedback an Microsoft

Unter dem Reiter „Coordinated meetings“ finden Sie die folgenden Optionen:
Coordinated meetings
Wählen Sie, ob Sie Coordinated Meetings zulassen möchten
Turn on this device´s microphone
Sollen die Mikrofone des MTR dabei aktiv sein
Turn on this device´s camera
Soll die Kamera des MTR dabei aktiv sein
Turn on whiteboarding for this device
Soll Whiteboarding genutzt werden können
Trusted device accounts
Welche(r) Account soll als in das Coordinated Meeting integriert werden

Unter „Peripherals“ finden Sie die nachfolgenden Optionen:
Conferencing microphone
Wählen Sie das zu nutzende Mikrofon aus
Conferencing speaker
Wählen Sie den für Konferenzen zu nutzenden Lautsprecher aus
Default speaker
Wählen Sie denStandard Lautsprecher aus
Content camera
Wählen Sie die zu nutzende Content Kamera aus

Hinweis:
Als Content Kamera können nur speziell durch MSFT zertifizierte Kameras genutzt werden:
Sie können hier derzeit keine Poly Kamera nutzen. Die Raumkamera (zur Aufnahme der Konferenzteilnehmer) muss nicht separat konfiguriert werden.

Unter „Theming“ können Sie das Look & Feel Ihres MTRs anpassen.
Es stehen Ihnen verschiedene Designs zur Verfügung. Ebenso kann ein Customer Design ausgewählt werden, um eine weitere Personalisierung umzusetzen.

Hinweis:
Custom designs erfordern weitere Konfiguationsschritte.

Geräte Übersicht und Filter Optionen

Zurück auf der „Startseite“ schauen wir uns nächstes das „Filter“ Menü an.

Wir haben hier mehrere Optionen:
– Nach Devices suchen
– Device List exportieren
– Device List aktualisieren
– Filter setzen
– Einstellungen

Wir klicken hier auf Einstellungen.
Im Folgenden haben wir die Möglichkeit „Tags“ zu vergeben, um unsere Devices zu gruppieren und anschliessend leichter zu finden. In meinem Beispiel erstelle ich einen neuen Tag / eine neue Gruppe „Home Office“ und weise meinen Endpunkt diesem Tag zu.

Dies versetzt mich dann in die Lage meine Devices nach einem beliebigen erstellten Tag zu filtern, was die tägliche Arbeit extremst erleichtet.

Detail Ansicht der Devices aufrufen

Wenn Sie im Dashboard auf eins Ihrer Devices klicken, erhalten Sie weitere wertvolle Informationen.

Dazu gehören z.B.
– Peripherals = angeschlossenes Zubehör wie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher
– Health = aktueller Zustand des Gerätes
– Details = Hersteller, Device Typ, Seriennummer, Interne IP Adresse usw.
– Activity = Übersicht der letzten Calls usw.
– History = Historie des Device im Bezug auf Updates, Restarts usw.

Zusätzlich stehen Ihnen zusätzliche Troubleshooting Optionen zur Verfügung:
– Restart
– Download von Log Dateien

Im Reiter „Health“ finden Sie alle notwendigen Informationen zum Device und den zugehörigen Systemkomponenten.

Unter den Device Details finden Sie alle notwendigen Hersteller und Typ Informationen.

Im Bereich „Activity“ wird es besonders interessant. Hier finden Sie Informationen zu den getätigten Calls und, besonders wichtig, zur Meeting Qualität.

Auswahl eines Calls

Auf der neuen Seite bekommen Sie einen groben Überblick des Calls, wie z.B. die Dauer und die involvierten Gesprächspartner.

Wenn Sie nun auf „Participant Details“ klicken und auf die Startzeit neben dem Teilnehmer klicken, können Sie granularere Infos aufrufen.

Durch Auswahl des „Network“ Icons können Sie z.B. die Packet loss und Jitter Daten einsehen.

Über die Reiter „Advanced“ und „Debug“ stehen sogar noch weitere Troubleshooting Infos zur Verfügung. Ein „Träumchen“ für jeden UC Admin, wenn sich gerade jemand über die schlechte Call Qualität beschwert hat.

Der Download von Device Logs ist fantastisch einfach gehalten. Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Punkt, bestätigen Sie die Abfrage und warten Sie, bis die Logs zur Verfügung stehen.

Abschliessend haben Sie über „Restart“ noch die Option Ihren Endpunkt neu zu booten. Sie können dabei wählen ob der Reboot sofort, zu einer bestimmten Zeit oder im normalen Turnus durchgeführt werden soll.

Alarme und Benachrichtigungen

Ganz neu (und daher einigen sicherlich noch nicht bekannt) sind die „Notification & Alerts“ Einstellungen für MTR Systeme.
Damit ist es uns möglich Benachrichtigungen in einem Teams channel zu empfangen, wenn sich der Health Status eines MTRs ändert. Zugegeben: Im Moment ist die Anzahl der Trigger sehr gering (nur „Device offline“), aber das wird sich sicherlich schnell ändern.

Wie konfigurieren wir das Ganze nun ?

Klicken Sie, ausgehend vom Dashboard, auf der linken Seite im Menü auf „Notifications & Alerts“ und anschliessend auf den Unterpunkt „Rules.

Sie sehen nun eine vorhandene Regel „Device state rule“. Klicken Sie bitte darauf.

Im neuen Fenster finden Sie die folgenden Konfigurationsoptionen:
– Rule type – Derzeit nicht änderbar
– Condition – Derzeit nicht änderbar
– Scope – hier wird der MTR Account zur Überwachung definiert
– Actions – wo soll benachrichtigt werden
– Status – Regel aktiv / inaktiv

Unter „Scope“ -> „Device users“ klicken Sie bitte auf „Add“ .
Suchen Sie den entsprechend zu überwachenden Account, klicken Sie neben dem Namen auf „Add“ und abschliessend auf „Apply“.

Der Account sollte nun, wie im Bild zu sehen, unter „Scope“ auftauchen.

Sie haben nun 2 Optionen einen Pfad für die Benachrichtigungen anzulegen:
– Direkte Auswahl des Teams Channel / Kanals
– Eingabe einer Webhook URL

Wir starten mit Option 1:

Aktivieren Sie die Checkbox vor „Channel Alert“ und klicken Sie auf „Select Channel“.

Suchen Sie nun rechts im Fenster den gewünschten Channel aus, klicken Sie neben dem Namen auf „Add“ und klicken Sie abschliessend auf „Apply“. Natürlich können Sie auch einen zusätzlichen Kanal innerhalb des Teams eingeben.

Setzen Sie den Status auf aktiv und klicken Sie auf „Save“.

Sollte das MTR nun ausfallen (offline gehen), werden Sie über Ihren definierten Channel informiert und können reagieren. Wie die Meldung aussieht, sehen wir etwas später hier im Post.

Sollten Sie mit einem Webhook arbeiten wollen, müssen wir diesen erst erstellen.
Aktivieren Sie aber ruhig schon einmal die Checkbox im TAC.

Weiter gehts jetzt allerdings in der Teams App.

Navigieren Sie in den zu nutzenden Teams Channel und klicken Sie auf das „3 Punkte“ Symbol oben rechts.

Wählen Sie „Connectors“.

Suchen Sie den Punkt „Incoming Webhook“ und klicken Sie auf „Add“. Im neuen Fenster klicken Sie abermals auf „Add“.

Rufen Sie noch einmal den Punkt „Connectors“ auf und klicken Sie neben „Incoming Webhook“ auf „Configure“.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf „Create“. Bei Bedarf können Sie vorher noch die Grafik anpassen.

Kopieren Sie sich die angezeigte URL und klicken Sie auf „Done“.

Zurück im TAC fügen Sie die kopierte URL in das entsprechende Feld ein, setzen den Status auf „Active“ und klicken auf „Save“.

In Ihrem Microsoft Teams Channel sollten Sie nun schon eine Anzeige sehen, dass ein neuer Webhook hinzugefügt wurde.

Ich habe zum Test mein MTR offline genommen und abgeschaltet. Ich bekam direkt eine Nachricht und konnte darauf reagieren.

Auf dem Smartphone gibt es die Benachrichtigung in der Teams App natürlich auch. So sind Sie als UC Admin jederzeit gut im Bilde.

Fertig 🙂

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