Whiteboarding in Microsoft Teams mit der Studio X Series

In diesem Blog Post schaue ich mir mit Ihnen das Thema „Whiteboarding“ in Microsoft Teams genauer an. Natürlich, wie immer, mit dem Fokus auf Poly – hier der Studio X Series.
Was geht, was nicht und wie geht´s überhaupt – viel Spass beim Lesen 🙂

Das Whiteboarding Feature in Teams ist in Windows 10, in Teams und am Surface Hub verfügbar. Aber auch auf der Studio X im Teams Mode ? Die gute Nachricht lautet „Ja“.

Um zu starten benötigen Sie:
– eine Studio X30 oder X50
– einen daran angeschlossenen Touchscreen
– einen PC oder ein Notebook
– min. 2 Teams Accounts aus dem gleichen Tenant
– ggf. Admin Zugriff auf Ihren Teams Tenant um „Whiteboarding“ zu aktivieren
– einen „Personal Mode“ Account, wenn Sie Whiteboarding vom Endpunkt starten wollen
Wie Sie einen entsprechenden Account erstellen, erfahren Sie hier:
https://aitsc.de/blog/mtr-for-android-personal-mode-meeting-room-mode/

Zuerst überprüfen wir, ob „Whiteboarding“ auf Ihrem Tenant aktiviert ist.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihren Browser, rufen Sie „admin.microsoft.com“ auf und loggen Sie sich als Admin ein.

Sie sehen nun Ihr „Admin Dashboard„. Geben Sie im Suchfeld oben „Whiteboarding“ ein.
Klicken Sie unter „Settings“ auf „Whiteboard„.

Stellen Sie sicher, dass die Checkbox „Turn on Whiteboard for everyone in your org“ aktiviert ist. Sollte dies nicht der Fall sein, setzen Sie den Haken und vergessen Sie nicht auf „Save“ zu klicken, um die Änderungen zu übernehmen.

Nun sollte das „Whiteboarding“ für alle Teams Accounts in Ihrem Tenant verfügbar sein. Bezüglich der Nutzung sind folgende Infos wichtig:

• Whiteboarding ist ein Meeting Feature und kann in direkten Calls nicht genutzt werden
• Derzeit ist Whiteboarding nur im eigenen Tenant möglich. Externe sehen eine „Available later“ Message

Erstellen Sie ein Teams Meeting an Ihrem Notebook und wählen Sie sich in den Call ein.

Klicken Sie auf das „Share Content“ Icon und anschliessend auf „Whiteboard„.

Hinweis:
Derzeit muss das Whiteboard auf dem Client gestartet werden.
Die Studio X Series / das MTR kann, zum aktuellen Zeitpunkt, keine Session selbständig starten. Mit dem Software Release 3.3.2 un dem dort enthaltenen Teams Client, ist auch das Sharing direkt von der Studio X aus möglich.

Whiteboard Anzeige an PC / Studio X

Hinweis:
Wie Sie eventuell schon entdeckt haben, wird das Kamerabild der Studio X während der Nutzung von „Whiteboarding“ deaktiviert.

„Sticky Notes“ Feature

„Text-Feld“ Option

Hinweis:
Wenn bei Ihnen die beidseitige Bearbeitung, sprich am PC und der Studio X, nicht funktionieren, so überprüfen Sie bitte in den Settings ob die Funktion „Other Participants can edit“ aktiviert ist.

Am PC Client

Whiteboard mit der Whiteboard App in Windows 10
Dieses Feature funktionierte leider in meinen Tests (noch?) nicht.

Abspeichern des Whiteboards
Auch dieses Feature ist über die Studio X nutzbar, sofern der entsprechend hinterlegte Account dazu berechtigt ist.

Klicken Sie dazu auf das „Settings“ Icon und wählen Sie „Export Image (PNG)“ an Ihrem Touchscreen / der Studio X.

Folgen Sie anschlessend den Anweisungen auf dem Bildschirm und loggen Sie sich ein (zugegebenermassen ist hier der Workflow ausbaufähig).

Über die angezegte URL lässt sich im Nachgang der Whiteboard Export wieder aufrufen.

Wie oben bereits einmal angesprochen, wird während der Whiteboard Session, das ausgehende Bild der Studio X abgeschaltet.

Der Audio-/Mikrofonie Part bleibt aber natürlich offen. Sie können das Ein-/Ausschalten der Mikrofone ebenfalls sehr einfach über das entsprechende Symbol auf Ihrem Touchscreen steuern.

Fertig 🙂