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Voice Recognition und Face Recognition in Teams Rooms on Windows Systemen

Voice- und Face Recognition in Microsoft Teams Rooms bieten eine innovative Möglichkeit, Teilnehmer effizient zu identifizieren und die Meeting-Transkription präziser zu gestalten. Anstatt nur den Raumnamen anzuzeigen, erkennen diese Funktionen die tatsächlichen Teilnehmer und ordnen sie korrekt dem Meeting-Transkript zu. In diesem Beitrag beleuchten wir die Voraussetzungen, Vorteile, mögliche Herausforderungen und Sicherheitsaspekte. Am Ende findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung.

Prerequisites für Voice und Face Recognition in Teams Rooms:

  • Microsoft Teams Rooms (Windows) Gerät:
    Dein System muss auf der Windows-Version von Teams Rooms basieren.
  • Unterstützte Kamera und Mikrofone:
    Hochwertige Geräte wie die Poly Studio E70 und optimierte Mikrofone zur genauen Erkennung.
  • Microsoft 365:
    Eine Teams Rooms Pro Lizenz ist erforderlich, um die KI-gestützten Funktionen wie Voice und Face Recognition zu nutzen.
  • Aktualisierte Firmware und Software:
    Alle Geräte und die Teams Rooms App müssen auf dem neuesten Stand (min. 5.0.111.0 oder höher ) sein.
  • Teams Admin Center Zugriff:
    Für die Konfiguration der Voice und Face Recognition Funktionen

Vorteile von Voice und Face Recognition in Microsoft Teams Rooms

Voice Recognition (Spracherkennung)

  • Präzisere Meeting-Transkripte: Die Spracherkennung ermöglicht die automatische Identifikation von Sprechern. Statt den allgemeinen Raumnamen zu verwenden, ordnet das System den gesprochenen Inhalt den korrekten Personen im Meeting-Transkript zu. Dadurch wird die Protokollierung von Meetings genauer und nachvollziehbarer.
  • Personalisierte Teilnehmererkennung: Die Sprecher werden in Echtzeit erkannt und mit Namen im Display angezeigt, was die Kommunikation im Raum erleichtert.

Face Recognition (Gesichtserkennung)

  • Automatische Teilnehmeridentifizierung: Die Gesichtserkennung erkennt Teilnehmer automatisch, sobald sie den Raum betreten, und weist ihnen ihren Namen zu. Dies sorgt dafür, dass die Teilnehmerliste im Meeting genau und stets aktuell ist.
  • Keine manuelle Anmeldung erforderlich: Teilnehmer müssen sich nicht manuell einwählen oder anmelden, da sie direkt durch das System erkannt werden.

Hinweis

Ab Januar 2025 tritt die neue csTeamsAIPolicy in Kraft, die die bisherige csTeamsMeetingPolicy (hier genutzt) ersetzt. Standardmäßig sind die Einstellungen für die Gesichts- und Stimmregistrierung auf „Enabled“ gesetzt. Die neuen Optionen EnrollFace und EnrollVoice können jedoch je nach Bedarf Ihrer Organisation auch auf „Disabled“ gestellt werden, um mehr Kontrolle über diese Funktionen zu bieten.

Um genügend Zeit zur Vorbereitung auf diese Änderung zu haben, können Sie bis Mitte Januar 2025 alle Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sollte Ihre Organisation es bevorzugen, die Gesichts- und Stimmregistrierung deaktiviert zu lassen, ist es wichtig, die neue Richtlinie zu prüfen und die Konfiguration rechtzeitig anzupassen. Diese Übergangsphase bietet eine ideale Gelegenheit, den Umgang mit Sprach- und Gesichtsdaten zu optimieren und Ihrem Team mehr Kontrolle über den Prozess zu geben.

Weitere Informationen zur Sprach- und Gesichtserkennung finden Sie unter „Overview of voice and face enrollment – Microsoft Teams | Microsoft Learn“.

Die Konfiguration

Admin Part

Öffnen Sie Microsoft Powershell mit Admin Rechten auf Ihrem PC.

Installieren Sie das Teams Module durch Eingabe von 

Install-Module -Name MicrosoftTeams

Beantworten Sie die Abfrage mit „Y“ oder „A“ .

Verbinden Sie sich mit Ihrem Teams Tenant durch das folgende Kommando und die nachfolgende Eingabe Ihrer Admin Account Daten

Connect-MicrosoftTeams

Es öffnet sich nun ein Browserfenster und fragt nach Login Daten.

Aktivieren Sie die Sprechererkennung für die TeamsMeetingPolicy, die Ihren Räumen zugewiesen ist, z. B.

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -roomAttributeUserOverride Attribute -AllowTranscription $true

Aktivieren Sie die Registrierung für die Teams Meeting Policy, die Ihren Benutzern zugewiesen ist, z. B.:

Bitte ersetzen Sie „-Identity Global und Global“ durch die richtigen Policy-Namen, für die Sie diese Funktion aktivieren möchten. Alternativ können Sie die globale Richtlinie verwenden (so wie in diesem Beispiel).

Enduser Part

Öffnen Sie Ihren Teams Desktop Client und gehen Sie in die Einstellungen. Klicken Sie nun links auf „Recognition“ und anschließend auf „Create Voice Profile“ .

Wählen Sie das Mikrofon aus, mit dem Sie das Stimmprofil aufnehmen wollen und klicken Sie anschließend auf „Start Voice Capture“ .

Lesen Sie nun den Text laut vor. Das System lernt nun Ihre Sprache kennen und speichert das Voice Profile.

SIe können, nach erfolgreichem Abschluß des Voice Profile Setups, auch Ihr Face Profile hinterlegen, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.

Wählen Sie im DropDown Feld die zu nutzende Kamera aus und klicken Sie auf „Start“ .

Sie werden nun aufgefordert verschiedene Blickwinkel einzunehmen, um Sie im späteren Verlauf korrekt erkennen zu können. Exemplarisch nachfolgend einige Beispiele:

Sie können jederzeit, das ist wichtig zu verstehen, beide Profile jederzeit löschen oder updaten.

Nun müssen wir noch sicherstellen, dass die automatische „In-Meeting“ Erkennung für Ihren Account aktiv ist. Dazu klicken Sie bitte auf „Copilot and transcripts“ in den Teams Desktop Settings.

Aktiveren Sie die Funktion „Automatically identify me in Meeting captions and transcripts“ .

In meinem folgenden Beispiel habe ich einen Call zwischen meinem Teams Desktop Client und meinem LAB MTR aufgebaut, um die Identifizierung anhand meines Voice Profiles im Transcript zu testen.

Call aufgebaut
Starten des Transcripts
Meine Stimme wurde erkannt und ich tauche, anstatt des Raumnames, als identifizierte Person im Transcript auf.

Die Face Recognition konnte ich leider bislang, aus Ermangelung einer entsprechenden Kamera, nicht testen.

Sicherheitsaspekte und Microsofts Lösungsansätze

Voice und Face Recognition verarbeiten sensible personenbezogene Daten, insbesondere Sprachdaten und biometrische Gesichtsdaten. Microsoft hat zahlreiche Maßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass diese Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden. Hier sind die zentralen Sicherheitsaspekte, basierend auf den Informationen von Microsofts Dokumentation:

Datenschutz und Sicherheit bei der Sprach- und Gesichtserkennung in Microsoft Teams

Die Sprach- und Gesichtserkennung in Microsoft Teams bietet eine verbesserte Benutzererfahrung und höhere Audioqualität in Besprechungen. Doch wie werden diese sensiblen Daten verarbeitet und geschützt? Hier ein Überblick:

Registrierungsprozess

Benutzer können ihre Stimme und ihr Gesicht registrieren, um die Erkennungsfunktionen zu nutzen. Dieser Prozess ist in der Teams-App verfügbar und kann von Administratoren verwaltet werden.

Datenverarbeitung

Die Sprach- und Gesichtsdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung der entsprechenden Funktionen verwendet. Microsoft nutzt diese Daten nicht für das Training von Modellen oder andere Zwecke.

Datenaufbewahrung

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bereitstellung der Funktionen notwendig ist. Benutzer haben die Kontrolle über ihre Daten und können die Registrierung jederzeit aufheben.

Administratoreinstellungen

Administratoren können die Registrierung für bestimmte Benutzer oder Gruppen aktivieren oder deaktivieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die Daten zur Sicherung zu exportieren.

Häufig gestellte Fragen

Der Artikel beantwortet häufig gestellte Fragen und bietet detaillierte Informationen zur Verwaltung und Sicherheit der Sprach- und Gesichtsdaten.

Diese Maßnahmen gewährleisten, dass die Daten sicher und vertraulich behandelt werden, und bieten den Benutzern volle Kontrolle über ihre persönlichen Informationen.

Frage: Wo werden die Sprachdaten der Benutzer gespeichert?

Antwort: Die Sprachdaten werden im Office 365 Trusted Compliance Store gespeichert.

Frage: Können sowohl Benutzer als auch Administratoren die gespeicherten Daten steuern?

Antwort: Ja, sowohl Benutzer als auch Administratoren haben die Kontrolle über die gespeicherten Daten. Benutzer können ihre Sprachdaten jederzeit abmelden. Um auf ihre Daten zuzugreifen, müssen sich die Benutzer an ihren Administrator wenden. Benutzer haben die volle Kontrolle darüber, wann die Daten entfernt werden. Wenn ein Benutzer im Teams-Client die Abmeldung auswählt, werden die Daten sofort gelöscht.

Frage: Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Antwort: Die Aufbewahrungsfrist beträgt ein Jahr. Wenn die Daten ein Jahr lang nicht genutzt werden, werden sie automatisch gelöscht.

Frage: Wie werden Daten tenantübergreifend gespeichert und verarbeitet?

Antwort: Eine tenantübergreifende Speicherung unterstützen wir nicht. Daten werden nur für den eigenen Tenant abgerufen.

Für weitere Details, besuchen Sie die Microsoft Learn Seite1.

Fazit

Die Integration von Voice und Face Recognition in Microsoft Teams Rooms verbessert die Meeting-Erfahrung erheblich. Diese Technologien ermöglichen es, Teilnehmer präzise zu identifizieren und die Interaktion zu optimieren, indem sie sicherstellen, dass die richtigen Namen in Transkripten angezeigt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Voice Recognition nicht als Sprachbefehls-Tool fungiert, sondern vielmehr dazu dient, die Stimmen der Teilnehmer zu erkennen und ihre Identität während der Besprechungen zu bestätigen. Die korrekte Konfiguration ist entscheidend und muss von jedem Benutzer individuell auf ihrem Teams Desktop durchgeführt werden, um eine nahtlose Nutzung zu gewährleisten.

Durch Schulungen und kontinuierliches Feedback kann die Benutzererfahrung weiter verbessert werden, sodass Teams Rooms zu einem wertvollen Werkzeug für produktive Meetings werden. Insgesamt tragen diese Funktionen dazu bei, die Effizienz und Effektivität der Kommunikation im Unternehmen zu steigern und die Zusammenarbeit zu fördern.