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Remotezugriff auf Microsoft Teams Rooms über das Teams Rooms Pro Portal (Windows)

Der Remotezugriff über das Microsoft Teams Rooms Pro Portal bietet IT-Administratoren eine leistungsstarke Möglichkeit, Teams Rooms (MTR) unter Windows zu verwalten. Dieser Beitrag liefert eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung, den Voraussetzungen und wichtigen Sicherheitsaspekten.

Background: Warum ist der Remote Zugriff ein wichtiges Feature ?

Der Remotezugriff auf Teams Rooms on Windows über das Teams Rooms Pro Portal bietet IT-Administratoren zahlreiche Vorteile und vereinfacht den Arbeitsalltag erheblich:

1. Zentralisierte Verwaltung:

IT-Administratoren können alle Teams Rooms Geräte aus der Ferne von einem einzigen Portal aus überwachen und verwalten. Dies eliminiert den Bedarf, physisch an verschiedenen Standorten anwesend zu sein, was gerade bei global verteilten Geräten von großem Nutzen ist. Die zentrale Verwaltung ermöglicht eine effizientere Kontrolle der Geräte und eine schnelle Übersicht über den Status jedes Systems. So lassen sich auftretende Probleme sofort erkennen, ohne dass der Admin vor Ort sein muss.

2. Schnellere Problemlösung:

Mit der Fernzugriffsoption können Administratoren in Echtzeit auf Geräte zugreifen und Diagnosen durchführen, ohne warten zu müssen, bis sie physisch am Standort sind. Ob es darum geht, Protokolle einzusehen, Audio- oder Videoeinstellungen zu prüfen oder einfache Neustarts durchzuführen – der Remotezugriff beschleunigt die Problemanalyse und reduziert so die Ausfallzeiten der Konferenzräume erheblich. Das sorgt für reibungslosere Abläufe und minimiert Unterbrechungen im täglichen Betrieb.

3. Automatisierte Software- und Sicherheitsupdates:

Teams Rooms Geräte können aus der Ferne aktualisiert werden. Das bedeutet, dass Software- und Sicherheitsupdates automatisch oder manuell aufgespielt werden können, ohne dass jedes Gerät vor Ort aktualisiert werden muss. Diese Funktion reduziert nicht nur den Wartungsaufwand erheblich, sondern stellt auch sicher, dass alle Geräte immer auf dem neuesten Stand sind, um Sicherheitslücken zu schließen und die neuesten Funktionen zu nutzen.

4. Kosten- und Zeiteinsparung:

Da der physische Besuch von Standorten für Routinewartungen oder Fehlerbehebungen entfällt, können erhebliche Reise- und Personalkosten eingespart werden. Außerdem verkürzt sich die Zeit, die benötigt wird, um auf auftretende Probleme zu reagieren, was eine erhebliche Effizienzsteigerung bedeutet.

5. Verbesserte Sicherheit:

Dank rollenbasierter Zugriffskontrollen (RBAC) können Administratoren sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das Pro Portal und den Remotezugriff zugreifen können. Diese erhöhte Sicherheit minimiert potenzielle Sicherheitsrisiken und schützt sensible Unternehmensdaten.

Voraussetzungen zur Nutzung von Remote Control

  • Teams Rooms Pro Lizenz: Stelle sicher, dass das Gerät eine Teams Rooms Pro Lizenz besitzt.
  • Kompatible Geräte: Es wird ein Windows-basiertes Teams Rooms Gerät benötigt.
  • Visual C++ Redistributable: Installiere Microsoft Visual C++ 2015-2022 Redistributable (x64).
  • Netzwerkvorbereitung: Bereite das Netzwerk für Azure Communication Services vor und füge bestimmte URLs zur Whitelist hinzu (z.B. webpubsub.azure.com).
  • RBAC-Berechtigungen: Lege rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) fest, um den Zugriff auf Benutzer zu beschränken.

Verfügbare Funktionen innerhalb der Remote Control

  • Geräteüberwachung: Live-Statusanzeige der Teams Rooms Konsolen und angeschlossener Displays
  • Fehlerbehebung: Zugriff auf Logs und Fernsteuerung zur Problemanalyse.
  • Systemeinstellungen: Remoteänderungen von Geräte-Einstellungen wie Display- und Peripheriegeräte-Konfigurationen.
  • Neustarts und Updates: Fernsteuerung zum Neustart und zur Aktualisierung von Geräten.

Step-by-Step Anleitung: Remotezugriff aktivieren

Schritt 1: Remotezugriff aktivieren

Melde dich im Teams Rooms Pro Portal mit Administratorrechten an.

Gehe zu „Settings > General“ .

  • Scrolle auf der neuen Seite bis zu „Remote Control“ herunter.
  • Aktiviere „Remotezugriff“ und füge die Benutzer-Email-Adresse hinzu, die den Zugriff erhält.
  • Speichere die Änderungen.

Schritt 2: Rollenbasierter Zugriff einrichten

Gehe zu „Settings > General > Roles“ im Portal.

Klicke auf „Create Role“ um eine benutzerdefinierte Rolle, die Remotezugriffsrechte für den Pro-Admin oder Techniker hat, zu erstellen.

Vergib einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung für die neue Rolle.
Klicke auf „Next“ .

Auf der „Permissions“-Page scrolle bis zu „Remote Access“ und aktiviere, je nach gewünschtem Rollen-Typ, entweder „View“ oder „Modify“ . Klicke auf „Next“ .


Weiterführende Infos zu den beiden Berechtigungsstufen:

Im Microsoft Teams Rooms Pro Portal gibt es zwei wichtige Berechtigungen: „View“ und „Modify“.

  • View: Mit dieser Berechtigung kann man den Status eines Geräts überwachen und Logs einsehen, aber keine Einstellungen ändern. Es ist nützlich für Administratoren, die lediglich den Überblick behalten sollen, ohne dass sie Risiken durch ungewollte Änderungen verursachen können.
  • Modify: Diese Berechtigung erlaubt es, aktiv Einstellungen am Gerät zu ändern, wie Neustarts, Updates und Konfigurationen. Wegen des potenziellen Risikos sollte diese Rolle nur vertrauenswürdigen Admins zugewiesen werden, um Missbrauch zu vermeiden.

Im Hinblick auf die Sicherheit bedeutet „View“ eine reduzierte Gefahr, da Benutzer nur lesen, aber nicht handeln können. Modify hingegen gibt vollen Zugriff, weshalb strenge Zugriffskontrollen, wie RBAC (Role-Based Access Control) und Protokollierung, entscheidend sind, um unbefugte Änderungen oder Fehler zu verhindern.

Unter „Assignments“ vergib bitte einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung.
Aktiviere die Checkbox „E-Mail Notifications“ und klicke auf „Next“ .

Die „E-Mail Notifications“ in den Assignment Properties werden verwendet, um automatisch Benachrichtigungen an Administratoren zu senden, wenn ein Teams Rooms Gerät einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen wird. Diese Funktion informiert über Änderungen in der Geräteverwaltung und stellt sicher, dass relevante Personen über neue Zuständigkeiten auf dem Laufenden gehalten werden.

Weise auf der nächsten Page die neu erstellte Role einem User oder einer Gruppe zu (hier Single User). Klicke auf Next.

Weise nun einen Raum oder eine Gruppe zu.

Überprüfe nun abschließend in der Übersicht alle Punkte der neuen Rolle und klicke zum Abschluss des Vorgangs auf „Add new Role“ .

Klicke auf „Done“ .

Die neue Rolle sollte nun in der Übersicht verfügbar sein.

Damit ist die Einrichtung abgeschlossen und wir können das Feature nun testen.

Remote Control Nutzung

Klicke vom Dashboard aus auf „Rooms“ .

Wähle den zu steuernden Raum aus und klicke ihn an.

Wähle „Remote Access“ im Side-Panel.

Klicke auf „Start Session“ .

Die Remote Control Session wird nun initiiert.

Auf den Displays im Raum (die Session muss nicht aktiv angenommen werden), siehst Du einen roten Rahmen um die Anzeige, um den aktuellen Zustand wiederzuspiegeln.

Ansicht aller 3 Displays (GC8 + Display 1 + DIsplay 2)
GC / TC Anzeige

Deine Steuerungsoptionen

Optionen

  • Retart Device
  • Shortcuts, Restart after session, Help
  • Displays
  • Go Fullscreen
  • Zoom to Fit
  • End Session

Shortcuts

Restart after session

Help Link

Displays

Natürlich werden auch, sofernDu die entsprechende „Modify“ Berechtigung in Deinem Profil gewählt hast, auch die Tastatureingaben übertragen, so dass Du auch Einstellungen vornehmen oder Dich in den Admin Bereich einloggen kannst.

Mein Fazit:

Das Teams Rooms Pro Portal Remote Control vereinfacht die Verwaltung von Microsoft Teams Rooms Geräten erheblich. IT-Administratoren können Geräte zentral überwachen, Fehler diagnostizieren und Konfigurationen remote anpassen. Durch den schnellen Zugriff auf Logs und die Möglichkeit, Neustarts und Updates remote durchzuführen, reduziert sich der Zeitaufwand für Wartung und Fehlerbehebung deutlich. In Kombination mit umfassenden Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierter Zugriffskontrolle (RBAC) und Audit Logs stellt das Portal sicher, dass die Verwaltung effizient und sicher bleibt.

Offizielle MSFT Dokumenation

  • https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/rooms/remotely-access-teams-rooms
  • https://partner.rooms.microsoft.com/files/pub/docs/Teams%20Rooms%20Pro%20Management%20Remote%20Access.pdf

Done 🙂 Viel Spaß beim Testen !