Teams Room System – „Proximity Join“ Usecase und Workflow

In diesem Blog Beitrag versuche ich Ihnen einen Einblick in die „Proximity Join“ Funktionalität zu geben, sowie den Workflow und Abhängigkeiten aufzuzeigen.

Was Sie benötigen:
– Einen PC / ein Notebook oder ein Smartphone
– Ein Teams Room System (Poly G-Series oder Poly Studio X)

Los geht´s …

Was ist eigentlich „Proximity join“ ?

Proximity Join bietet Ihnen die Möglichkeit Meetings, zu denen Sie persönlich eingeladen wurden, schnell und einfach, sowie ohne Weiterleitung des Invites, über Ihr Teams Room System (Teams Room for Windows oder Teams Room For Android) führen zu können.

Microsoft nutzt hierzu das sogenannte „Bluetooh Beaconing„. Beacon bedeutet wörtlich übersetzt Funkbake, ähnlich dem Licht eines Leuchtturms. Das MTR gibt also seine Verfügbarkeit im Raum für anderen Devices über Bluetooth.Signale bekannt.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Ich, als Uwe Ansmann, wurde von Ihnen per E-Mail zu einem Microsoft Teams Meeting eingeladen. Sie haben dazu meine E-Mail Adresse „uwe.ansmann@mypoly.onmicrosoft.com“ verwendet. Ich habe den Termin bestätigt und wäre nun in der Lage mit meinem PC oder meinem Smartphone über die Teams App teilzunehmen.

Stattdessen würde ich allerdings viel lieber mein MTR nutzen, da die Qualität der Kamera, der Mikrofone und der Lautsprecher einfach der verbauten Peripherie in meinem Notebook überlegen ist. Denkbar wäre aber, post-covid, sicherlich auch, dass ein Kollege oder eine Kollegin am gleichen Call teilnehmen möchte und wir gemeinsam in den Konferenzraum gehen.

Ich habe nun also 2 Möglichkeiten:
Option 1:
– Ich leite Ihren Invite auch an die Mailadresse meines MTRs weiter (ua.office@….com), was zum Einen manuellen Aufwand erfordert und zum Anderen auch etwas Zeit in Anspruch nimmt ODER
Option 2:
– Ich nutze „Proximity join“.

Der Workflow für den Inivite Forward (Option 1) sieht folgendermassen aus:

Sie öffnen den Termin in Ihrem Outlook und leiten diese an die Mail Adresse Ihres MTRs weiter.

Das MTR ruft seinen Kalender ab (dies kann, je nach Intervall, ein paar Minuten dauern) und zeigt das Meeting inklusive Join Button an.

Wenn Sie diese Zeit nicht haben oder eh Ihr Notebook oder Smartphone zum Sharen von Content nutzen wollen, dann ist eventuell ehr der Proximity Workflow etwas für Sie.

Hier sieht der Ablauf folgendermassen aus:

Option 2: Proximity Join

Sie betreten mit Ihrem PC oder Smartphone den Raum in klicken in Teams oder Outlook auf „Join Teams Meeting“.

Es öffnet sich nun der Teams „Pre-Meeting“Join Screen.
Sofern Ihr MTR korrekt erkannt wurde, sollten Sie nun bemerken, dass die Option „Room Audio (suggested) lila hervorgehoben ist. Klicken Sie auf den Punkt um ihn zu aktivieren.

Kontrollieren Sie den Namen des Devices, um sicherzustellen, dass es sich auch wirklich um das MTR in Ihrem Raum handelt (Sie finden den Namen Ihres MTRs in der linken unteren Ecke Ihres Raumdisplays) und klicken Sie anschliessend auf „Join Now“.

Ihr Notebook / Client „informiert“ nun Ihr Teams Room System, dass es als Qielle für Audio und Video in Ihrem Meeting dienen soll und lässt es automatisiert in das Meeting einwählen. Zusätzlich wählt sich ebenfalls der Softclient mit deaktivierten Lautsprechern, deaktiviertem Mikrofon und deaktivierter Kamera als Content Quelle in den Call ein.

Konferenz aus Sicht des PC Clients
Darstellung auf dem Display des Teams Room Systems

Ihren Client können Sie nun zum Teilen von Inhalten in die Konferenz nutzen.

Content Auswahl am PC
Anzeige auf dem PC
Anzeige auf dem MTR

Auf dem Smartphone sieht der Vorgang ähnlich aus:

Darstellung am MTR

Eventuell mag der Eindruck eines komplexen Vorgangs entstehen. Lassen Sie sich nicht täuschen und probieren Sie den jeweiligen Workflow einmal aus. Das Ganze ist super simpel und extrem komfortabel. Gerade in Zeiten von Corona ist es ausserdem sicherlich toll, dass Sie nicht mehr Geräte als nötig in einem Konferenzraum bedienen/ anfassen müssen. Kommentieren Sie gern diesen Beitrag mit Ihren Erfahrungen.

Fertig 🙂

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