So nutzen Sie Ihr Poly TC10 als Teams Scheduling Panel

Ab sofort könnenn Sie das Poly TC10 als certified Teams Panel (Scheduling Display) nutzen. Wie der Setup funktioniert und was es zu beachten gibt, das erfahren Sie in diesem Post. Viel Spaß 🙂

Neben Zoom- ist nun auch das Teams Scheduling auf dem Poly TC10 Display möglich. Im Folgenden schauen wir uns die notwendigen Konfigurationsschritte an.

Hinweis:

  • Teams Panels benötigen eine Teams Shared Device oder Teams Rooms Pro Lizenz.
    • Teams Rooms Pro
      Verwenden Sie diese Lizenz, wenn Ihr Besprechungsraum über ein Teams Rooms-System oder einen Surface Hub verfügt. Sie können eine Teams Rooms Pro-Lizenz mit einem Teams Rooms-System oder Surface Hub und Ihrem Teams-Panel teilen.
    • Teams Shared Device
      Verwenden Sie diese Lizenz, wenn Ihr Besprechungsraum nicht über ein Teams Rooms-System oder Surface Hub verfügt.
  • Das TC10 muss desweiteren über den Automatic Update Prozess auf das aktuelle GA Release (5.0.0-211238) der Software zugreifen und dies installieren können.
  • Poly Release der Firmware kommt mit dem Teams Panels U2 Update. Sie können aber jederzeit auf U3 über das TAC updaten um z.B. die unten beschriebene QR Code Funktionalität zu bekommen.

Quick-Links

Die Hardware

Verbinden Sie Ihr TC10 mit Ihrem Netzwerk (POE notwendig, entweder direkt oder per POE Injector).

Nutzen Sie den Mount um das System am vorgesehenen Platz zu montieren.

Der mitgelieferte Wallmount
Das optionale Glasmount Kit

Poly TC10 Wall Mount Template 
Poly TC10 with Desk Stand and Wall Mount Quick Start Guide 
Poly TC10 with Glass Mount Quick Start Guide 


Der Setup-Wizard

Starten Sie mit dem Configuration-Wizard und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.


Bestätigen Sie die gefundenen Netzwerkeinstellungen oder klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um die Einstellungen zu bearbeiten.


Wählen Sie im nächsten Schritt „Use as a stand-alone Device“ aus um das TC10 als Scheduler zu nutzen.


Wählen Sie das gewünschte Uhrzeitformat (12h / 24h) und Ihre Zeitzone aus.


Wählen Sie Microsoft Teams als Video Provider aus.


Bestätigen Sie Ihre Auswahl.


Das System sucht nun automatisch nach verfügbaren Software-Aktualisierungen.


Im folgenden Schritt installiert sich die Teams Panel Applikation.


Nach dem Start der App erscheint der Sign-in Screen, den Sie auch bereits vom TC8 und der Studio X / G7500 kennen.

Sie können sich über den Sign-In Code per Browser auf dem Device anmelden oder sich direkt mit Ihrem Account per On-Screen Keyboard registrieren.

Sign-in Code im Fenster
Login-Screen mit Username / Passwort.

In meinem Fall nutze ich den Sign-In Code zur Anmeldung (https://www.microsoft.com/devicelogin).


Sie sehen nun das Standard-Dashboard des Microsoft Teams Panels. Dies lässt sich grob in 3 Bereiche unterteilen:

  • 1 – Informationen zum Raum (Raum-Name, QR Booking Code, Uhrzeit & Datum)
  • 2 -Raumkalender und Verfügbarkeit
    • gebuchte Slots werden in violett, freie Zeiten mit grün angezeigt
  • 3 – Einstellungen

BOOKING

Prinzipiell können Sie einen Raum über mehrere Prozesse buchen. Diese erkläre ich nachfolgend. Merken Sie sich am Besten:

  • Adhoc Buchungen erstellen Sie am Besten direkt am Panel (oder nutzen Sie den QR Code)
  • Meetings die in der Zukunft stattfinden, sollen über Outlook oder Scannen des QR Codes aufgesetzt werden.

QR Code Booking

Mit Hilfe Ihres Smartphones und des QR Codes, können Sie schnell und unkompliziert adhoc diesen Raum buchen.

Voraussetzungen:

  • Stellen Sie sicher, dass das Teams Panel auf der Teams-App-Version 1449/1.0.97.2023080401 oder höher ausgeführt werden und über eine Teams Shared Device- oder Teams Room Pro-Lizenz verfügt.
  • Stellen Sie sicher, dass Benutzer die Teams-App auf ihrem Mobilgerät auf die neueste Version aktualisiert haben.
  • Stellen Sie sicher, dass auf dem Mobilgerät die folgende Software läuft:
    • Android-Geräte: 1416/1.0.0.2023153001 oder höher.
    • iOS-Geräte: 5.15.0 oder höher.

Öffnen Sie die Kamera-App auf Ihrem Smartphone und scannen Sie den QR-Code auf der linken oberen Seite des Teams Panels. Sobald der Code erkannt wurde, klicken Sie auf die Nachricht um Ihre Teams App zu öffnen (Bildquelle: Microsoft.com).

Sie können wählen, ob sie den Raum für ein neues Meeting oder für ein bestehendes Meeting buchen möchten. In der Teams-App auf ihrem Mobiltelefon sollten sie jeweils „Neue Besprechung planen“ oder „Für vorhandene Besprechung reservieren“ auswählen.

Planen Sie eine neue Besprechung:
Der Raum wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung hinzugefügt. Anschließend können sie die weiteren Details des Meetings eingeben, etwa den Titel, das Datum, die Uhrzeit und die Personen, die sie einladen möchten.

ODER

Für bestehende Besprechungen reservieren:
Sie erhalten eine Liste ihrer laufenden / kommenden Besprechungen, die bis übermorgen vor Mitternacht beginnen. Neben jeder Besprechungsoption können sie sehen, ob der Raum zu diesem Zeitpunkt frei oder belegt ist, und auf „Reservieren“ tippen, um den Raum zu buchen.

Nachdem sie den Raum gebucht haben, müssen sie daran denken, einzuchecken, sofern der Check-in für den Raum aktiviert wurde


AdHoc Buchung am Panel

Um eine Adhoc Buchung am Panel durchzuführen, klicken Sie bitte auf „Reserve“,

Sie können nun die Meeting-Endzeit auswählen. Eine Startzeit können Sie nicht definieren, da es sich ja um eine Adhoc Buchung (Sie stehen gerade jetzt am Raum) handelt. Wenn Sie ein Meeting in der Zukunft planen und den Raum nutzen möchten, nutzen Sie bitte den QR Code oder buchen Sie über Outlook. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „Reserve“.

Good to know:

  • Die geplante Endzeit wird immer in 15-Minuten Schritten angezeigt.
  • Die Endzeit wird für das nächste 15 Minuten Zeitintervall angezeigt, das 5 Minuten nach der derzeit aktuellen Uhrzeit beginnt.

Ihre Buchung wird nun getätigt und bestätigt.

Ignorieren Sie bitte die unterschiedlichen Uhrzeiten in den Screencaptures

Der Raum ist nun für Sie gebucht.

Good to know:
AdHoc Meetings werden immer als Microsoft Teams Meeting geplant, um den gesamten Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Sie erkennen dies an dem kleinen Teams Logo rechts oben in der Ecke

Ein adhoc geplantes Meeting kann maximal für 24 Stunden, respektive bis zur nächsten bereits bestehenden Buchung, aufgesetzt werden – jen achdem, welcher Zeitpunkt früher eintritt.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Ihre Buchung nur als „Reserved“ und ohne Titel, Name, Betreff angezeigt wird (der Raum weiss ja nicht, wer Sie sind). Auch haben Sie keine Möglichkeit über das Panel weitere Teilnehmer zum Termin einzuladen. Wenn Sie das Meeting am Teams Room System starten (die Buchung ist ein Teams Meeting), müssen Sie andere Participants entweder über die Suchfunktion hinzufügen oder die Meeting Details (Meeting ID und Passwort) anderweitig kommunizieren.


Buchung über Outlook

Erstellen Sie einen neuen Termin in Outlook – genau so, wie Sie auch andere Termine erstellen.

Der Termin wird nun, nach kurzer Zeit, auf Ihrem TC10 Scheduling Panel und auch auf Ihrem Raum System angezeigt, sofern beide die selbe Adresse nutzen.

Sollten Sie nicht nur den Raum buchen, sondern auch ein Microsoft Teams Meeting nutzen wollen, so achten Sie bitte darauf, dass bei der Terminplanung der Switch „Teams Meeting“ im Invite aktiviert ist.

Natürlich haben Sie auch bei Terminen, die per Outlook geplant wurden, die Option das Meeting zu verlängern oder den Raum früher wieder am Panel freizugeben.


Settings


Über das „Zahnrad“-Symbol in der unteren rechten Ecke, gelangen Sie zu den Einstellungen des Teams Panels.


About

Unter „About“ können Sie den Softwarestand und den Status der Lizensierung des Devices einsehen.


Device Settings

In diesem Bereich finden Sie:

  • die Accessibility Settings
  • Informationen zum Device (Name, IP, MAC Adresse, Serial Number, Firmware Version, App Versions)
  • Admin Settings

Accessibility Settings


About


Admin Settings

Wenn Sie auf „Admin Settings“ klicken. Werden Sie zuerst aufgefordert sich mit Username und Password zu authentifizieren. Der Benutzername lautet immer „admin“, das Password besteht im Default aus den letzten 6 Stellen der Seriennummer. Diesen Wer entnehmen Sie bitte entweder aus dem Punkt „About“ oder lesen diesen vom Sticker auf der Rückseite des TC10 ab.

Serial Number auf der „About Page“
Serial Number auf dem Sticker, auf der Rückseite des TC10s

Nun werden Sie aufgefordert das Default Password auf einen eigenen Wert zu ändern.
Geben Sie dazu noch einmal das bestehende Passwort, gefolgt von 2-maliger Eingabe des neuen Passworts ein und speichern Sie.

Die Änderungen werden nun übernommen. Melden Sie sich nun noch einmal mit der neuen Passwort an.

Sie haben nun Zugriff auf die folgenden Optionen:

  • Debug
  • System Settings
  • Teams Admin Settings
  • Admin Sign-out
  • User Sign-out

Debug


Unter den Debug Settings haben Sie die Möglichkeit das System zurückzusetzen.
Es gibt die folgenden 2 Optionen:

  • Reset Custom Configuration
  • Reset to Factory Defaults

System Settings


in den System Settings finden Sie die folgenden Optionen:

  • Information
  • Network
  • Region
  • Dame and Time
  • User Settings
  • Security
  • Update
  • Reset

Information

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen zu Ihrem TC10 Scheduling Panel, wie zum Beispiel:

  • Model Type
  • MAC Adresse
  • IP Adresse
  • Hardware Version (Poly)
  • Software Version (Poly Release Version)
  • Seriennummer

Network

Hier können Sie die folgen Einstellungen vornehmen:

  • DHCP (an / aus)
  • IP Adresse (automatisch bezogen / konfigurierbar sofern DHCP aus)
  • Subnet Mask (automatisch bezogen / konfigurierbar sofern DHCP aus)
  • Default Gateway (automatisch bezogen / konfigurierbar sofern DHCP aus)
  • IPv6 Settings (Enable / Disable IPv6)
  • DNS Servers 1-4 (automatisch bezogen / konfigurierbar sofern DHCP aus)
  • LAN Hostname (konfigurierbar)
  • Domain Name (konfigurierbar)
  • Enable / Disable LLDP (Link-Layer-Description-Protocol)
  • Enable / Disable 802.1p/Q (VLAN Tagging / Qos)
  • Enable EAP/802.1X (WiFi Security)

Region

Auswahl der genutzten Spracheinstellungen.


Date and Time

In diesem Bereich finden Sie die folgenden Settings & Informationen:

  • Aktuell genutzte Zeit und Datum
  • Auswahl des Datum Formats
  • Auswahl des Zeit Formats
  • Auswahl der Zeitzone
  • Time Server Settings (automatisch / manuell)

User Settings

In diesem Bereich können Sie die Helligkeit des TC10 Displays konfigurieren.
Standardmäßig ist ein Mittelwert eingestellt.


Security

Sofern Sie Ihr Admin-Zugriffskennwort anpassen möchten, sind Sie hier richtig.


Update

In diesem Bereich sehen Sie den aktuell installierten Stand der Poly Software und haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Update Weg zu bestimmen.

  • Current Version installed
  • Enable / Disable Automatic Update
  • Konfiguration des Update Servers (Offizieller Poly Update Server / eigener Server / eigene Update URL)

Reset

Sofern ein Neustart oder ein Reset des Gerätes notwendig werden sollte, können Sie dies hier anstoßen.



Teams Admin Settings

Hier befinden wir uns also im wirklich spannenden Bereich und können das eigentliche Verhalten des Poly TC10 Teams Panels konfigurieren.

Sie finden die folgenden Bereiche vor:

  • Wallpapers
  • LED Settings
  • Meetings
  • Device Pairing

Wallpapers

Hier finden Sie Android (und mittlerweile auch auf Windows-basierten Systemen verfügbaren) Wallpaper Optionen vor. Klasse, denn so gibts es für die Enduser die Chance, dass alle Räume, grafisch betrachtet, identisch aussehen. Das fördert die Adoption der Systeme.

Leider sind derzeit (noch?) keine eigenen Hintergrundbilder nutzbar. Wählen Sie also bitte eins der 5 verfügbaren Designs aus.


LED Settings

Wählen Sie, ob Ihr System bei „Gebucht“ Status „rot“ oder „purple“ leuchten soll.


Meetings

In diesem Fenster finden Sie die folgenden Settings für Ihre App.

  • Check in (Release room if no one checks in – on / off, Time after which a room is being released)
  • Show meeting names
  • Show room equipment (Zusätzliche Page mit Raumequipment Infos auf Startseite)
  • Allow Room reservations extensions (on / off) -sollen Ihre Mitarbeiter in der Lage sein die Raumbuchung zu erweitern, sofern der Raum frei ist und das Meeting länger dauert
  • Early Check-out (Sollen Benutzer den Raum freigeben können, wenn das Meeting vorzeitig endet)
  • Allow Room reservations (on / off) -wenn deaktiviert sind Buchungen nur über QR code oder Outlook möglich.
  • Max room occupancy notification (Wenn dieses Setting aktiviert ist und eine maximale Anzahl von TN für diesen Raum in M365 aktivert ist, zeigt das System eine Info).

Device Pairing

Auf dieser Seite können Sie Ihr TC10 Panel mit einem MTR on Android System, wie z.B. die X52, pairen um das „Knock Knock“ Anklopffeature zu nutzen.

Wenn ein Teams-Panel mit Microsoft Teams-Räumen gekoppelt ist, kann die neue Schaltfläche „Einchecken“ auf dem Panel verwendet werden, um eine Benachrichtigung an das Display an der Vorderseite des Raums zu senden und so die Personen im Raum und andere darüber zu informieren, dass ihre Reservierung beendet ist und andere auf den Platz warten.

Wählen Sie das gefundene Videosystem aus. Dieses zeigt nun einen Pairing Code an, den Sie bitte auf dem TC10 eingeben und bestätigen.

Wenn Sie nun den „Check in“ Button auf Ihrem TC10 vor dem Raum drücken und das die Funktion in den Admin Settings aktiviert haben (die Option erscheint erst nach dem Pairing), bekommen die Teilnehmer im Raum eine Info, dass ihre Buchung abgelaufen ist und bereits andere Menschen auf Zutritt warten. Super nützliches Feature ohne die Notwendigkeit die Tür öffnen zu müssen und das Meeting zu stören.


Management


Natürlich lassen sich die Poly TC10 Teams Panels im Microsoft Teams Admin Center (https://admin.teams.microsoft.com) zentral managen und provisionieren.

So erstellen Sie ein Provisioning Profil für Ihre Panels

Rufen Sie dazu das Portal mit Ihren Admin Credentials auf und klicken Sie in der Navigation links auf „Teams Devices“ und anschließend auf „Panels“. Sie sollten nun Ihr TC10 bereits gelistet sehen.

Klicken Sie nun auf den Reiter „Configuration profiles“.

Klicken Sie auf „Add“.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung für das neue Profil.

Sie finden 4 verschiedene Konfigurationsbereiche auf dieser Page. Diese sind:

  • General
  • Meeting Settings
  • Device Settings
  • Network Settings

Die jeweiligen Optionen in der Übersicht:

General Settings

Verfügbare „General Settings“
  • Device Lock
  • Language
  • Timezone
  • Date Format
  • Time Format
  • Show Room Equipment

Meeting Settings

Verfügbare „Meeting“ Settings
  • People can reserver rooms from a panel
  • Show meeting names
  • Maximum room occupancy notification
  • Send a check-in Notification
  • Release room if no one checks in
  • Early check-out
  • People can extend room reservation

Device Settings

Verfügbare „Device“ Settings
  • Busy state LED color
  • Theme
  • Display screen Saver
  • Display backlight brightness
  • Display high contrast
  • Silent Mode
  • Office Hours
  • Power Saving
  • Screen capture

Network Settings

Verfügbare „Network“ Settings
  • DHCP enabled
  • Logging enabled
  • Host name
  • Domain name
  • IP address
  • Subnet mask
  • Default gateway
  • Primary DNS
  • Seconday DNS
  • Device´s default admin password
  • Network PC Port

Nehmen Sie die von Ihnen gewünschten Anpassungen vor, scrollen Sie dann auf der Seite nach unten und klicken Sie auf „Save“.

Sie werden nun auf das Dashboard geleitet und sollten oben eine Meldung angezeigt bekommen, dass das Profil erfolgreich erstellt wurde.

Klicken Sie auf den Reiter „Panels“.

Klicken Sie nun auf zu provisionierende Scheduling Panel.

Klicken Sie auf „Assign Configuration“.

Wählen Sie das neu erstellte Profil aus, indem Sie die Suchfunktion nutzen.

Überprüfen Sie noch einmal ob das korrekte Profil und das korrekte Panel ausgewählt ist.
Sollte dies der Fall sein, klicken Sie bitte auf „Apply“.

Das Profil wird nun für das angegebene Panel umgesetzt.


Bedienung


Nachdem wir unser Panel nun konfiguriert haben, schauen wir uns die Bedienung an – die verschiedenen Booking Optionen haben wir ja bereits weiter oben beleuchtet.

Wenn eine Buchung vorliegt, können Sie diese über den Button „Manage“ verändern – sprich den Raum früher freigeben, wenn Ihr Meeting schneller beendet war als geplant ODER das Meeting verlängern, sofern keine direkte Anschlussbuchung vorliegt (natürlich nur, wenn Sie diese Optionen in den Settings erlaubt haben).

Sobald Sie diesen Button gedrückt haben, wählen Sie „Extend room reservation“ oder „Check Out“.

Meeting Extension

Early Check-Out

In der unteren linken Ecke sehen Sie, sofern in den Settings aktiviert, noch einen weiteren Button „Room Equipment“. Mit Hilfe von Exchange können Sie für Ihre User über diese Subpage das Raum Equipment auflisten. So weiss jemand, ohne die Tür öffnen zu müssen, direkt was ihn in diesem Raum erwartet und ob er diesen Meeting Space benötigt oder doch ehr einen anderen (Videosystem vorhanden Ja/nein).

Um diese Informationen zu hinterlegen, müssen wir das Exchange Konto bearbeiten.
Rufen Sie in Ihrem Browser https://admin.exchange.microsoft.com auf und loggen Sie sich mit Ihren Admin Credentials ein.

Klicken Sie in der Navigation links auf „Recepients“ und anschließend auf „Resources“.

Suchen Sie den zu konfigurierenden Account aus der Liste und klicken Sie ihn an.

Wählen Sie aus den Optionen rechts den Punkt „Additional Information“ aus und klicken Sie diesen an.

Füllen Sie die Felder nach Belieben und klicken Sie auf „Save“.


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