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Microsoft Facilitator in Teams Rooms on Windows: Der smarte KI-Co-Pilot für eure Meetings

24/03/2025 by Uwe Ansmann Keine Kommentare

In den letzten Monaten ist einiges passiert bei Microsoft Teams – besonders im Bereich KI. Eine der spannendsten Funktionen für den Konferenzraum ist Microsoft Facilitator in Kombination mit Teams Rooms on Windows. Der Facilitator bringt KI direkt in eure Meetings und hilft, das volle Potenzial aus jeder Besprechung herauszuholen. Klingt erstmal nach Buzzword-Bingo? Ist es aber nicht – und ich zeige dir gleich warum.

In diesem Blogpost erfährst du:

Was ist der Microsoft Facilitator?

Der Microsoft Facilitator ist eine neue KI-Funktion in Microsoft Teams, die automatisch Besprechungsnotizen, Aufgaben, Zusammenfassungen und Follow-ups generiert. Ziel ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer weg von „Wer schreibt mit?“ hin zu echter Zusammenarbeit zu lenken. Dabei greift der Facilitator auf Microsoft Copilot-Funktionen zurück – er ist also kein separates Tool, sondern ein Co-Pilot-Feature, das mit Microsoft Teams Rooms funktioniert.

Besonders spannend: Auch spontane, ungeplante Meetings in einem Konferenzraum können vom Facilitator unterstützt werden – ganz ohne vorherige Einladung.

Vorteile auf einen Blick

  • Automatisierte Zusammenfassungen & To-Dos: Nach dem Meeting sind alle wichtigen Punkte inklusive Zuständigkeiten automatisch dokumentiert.
  • Nutzt Copilot-Intelligenz: Die KI erkennt automatisch Themen, Aufgaben und Entscheidungen.
  • Ad-hoc nutzbar im Konferenzraum: Über einen QR-Code können Benutzer den Facilitator direkt aus dem Raum starten – ideal für spontane Meetings.
  • Teams Rooms Integration: Funktioniert direkt auf Windows-basierten Microsoft Teams Rooms Devices.

Real-World Use Cases – So verbessert der Facilitator Deine Meetings

Use Case 1: Hybrides Projektmeeting mit verteiltem Team


Situation:
Ein wöchentliches Projektmeeting mit zehn Teilnehmer:innen – fünf davon im Büro, der Rest remote. Das Team spricht über offene To-Dos, Abhängigkeiten und neue Kundenanforderungen. Bisher läuft alles über Screensharing, jemand schreibt manuell mit, und am Ende fehlen oft Aufgaben oder wichtige Beschlüsse im Protokoll.

Mit Facilitator:
Sobald das Meeting startet, aktiviert der Organisator mit Copilot-Lizenz den Facilitator – dieser beginnt automatisch damit, die Inhalte mitzuverfolgen. Während das Gespräch läuft, generiert die KI in Echtzeit eine strukturierte Zusammenfassung:

  • Wer übernimmt welche Aufgabe?
  • Welche Themen müssen nachverfolgt werden?
  • Gibt es Entscheidungen oder offene Fragen?

Der Clou: Die Notizen werden als Loop-Komponenten in den Chat und Kalender eingefügt. Jeder kann sie ergänzen, kommentieren oder übernehmen. Nach dem Meeting sind alle Aufgaben direkt im Blick, und niemand muss sich mehr auf „Handschrift und Erinnerungsvermögen“ verlassen.

Mehrwert:
🔹 Kein manuelles Protokollieren mehr
🔹 Aufgabenverteilung automatisch dokumentiert
🔹 Bessere Nachverfolgung – keine Infos gehen verloren
🔹 Hybrid-Teilnehmer:innen sind gleichwertig eingebunden

Use Case 2: Spontanes Strategiemeeting im Konferenzraum


Situation:
Drei Teamleads treffen sich zufällig am Kaffeeautomaten und beschließen, sich in einem freien Konferenzraum zusammenzusetzen, um über die Roadmap fürs nächste Quartal zu sprechen. Es gibt keinen Kalendereintrag, keine Vorbereitungen – aber viele gute Ideen und Entscheidungen. Nach 45 Minuten geht jeder wieder seiner Wege – doch: Wer schreibt das auf? Wer macht was?

Mit Facilitator via QR-Code:
Im Konferenzraum erscheint am Display und am Touch Controller ein QR-Code mit „Sitzung mit Facilitator starten“. Eine Person scannt den Code, der Facilitator startet sofort ein neues Meeting auf dem Teams Rooms System – ohne Outlook-Einladung, ohne Termin.

Die KI fängt direkt an, Notizen zu machen. Themen, Aufgaben, Ideen – alles wird erkannt und strukturiert gespeichert. Die Teilnehmer erhalten im Anschluss automatisch einen Rückblick im Teams-Kalender und Chat – inklusive klarer Aufgaben und To-Dos.

Mehrwert:
🔹 Spontane Besprechungen gehen nicht mehr verloren
🔹 Keine Kalendereinladung notwendig
🔹 KI kümmert sich um die Dokumentation
🔹 Ergebnisorientierte Zusammenarbeit – ohne Admin-Aufwand

Bonus Use Case: Management Roundtable mit Entscheidungsdruck

Situation:
Ein Führungsteam trifft sich zu einem monatlichen Entscheidungsmeeting. Es geht um Budgetfreigaben, Strategieänderungen und Abstimmungen. Früher wurden Entscheidungen auf Zuruf getroffen – und am nächsten Tag war unklar, was nun wirklich entschieden wurde. Missverständnisse, unterschiedliche Versionen und fehlende Aufgaben waren die Folge.

Mit Facilitator:
Der Facilitator erstellt eine strukturierte Übersicht aller Entscheidungen während des Meetings. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden automatisch erkannt und zugewiesen. Es entsteht ein klarer „Rückblick“ mit nachvollziehbarer Dokumentation – ideal auch für Audits, Nachfragen oder Reporting.

Mehrwert:
🔹 Revisionssichere Dokumentation
🔹 Klarheit über Entscheidungen und Verantwortliche
🔹 Weniger Missverständnisse und Nacharbeit
🔹 Professionelleres Auftreten gegenüber Stakeholdern

Lizenzen & Voraussetzungen – Was du wirklich brauchst

Damit der Facilitator funktioniert, braucht’s ein paar Dinge auf der technischen und lizenzseitigen Seite. Hier alles im Klartext:

Für geplante Meetings mit Facilitator (klassisch in Teams)

  • Microsoft 365 Copilot Lizenz für den Benutzer, der den Facilitator nutzt
  • Microsoft 365 E3 oder E5 (oder vergleichbare Business Lizenz, z. B. Business Standard + Copilot Add-on)
  • Loop-Komponenten müssen in der Microsoft 365-Organisation aktiviert sein

Für Microsoft Teams Rooms on Windows (ungeplante Meetings via QR-Code)

  • Microsoft Teams Rooms Pro Lizenz für das Raumsystem (Wichtig: Basic reicht nicht aus!)
  • Der Teams Rooms Client muss auf dem neuesten Stand sein
  • Aktivierte Public Preview in der Teams Admin Center Gerätekonfiguration
  • Eine Person mit Copilot-Lizenz muss das Meeting starten
  • Loop-Komponenten müssen ebenfalls aktiv sein

Weitere Infos zur Lizenzstruktur findest du direkt bei Microsoft:
Teams Rooms Lizenzierung
Facilitator in Teams
Facilitator für Teams Rooms

Schritt-für-Schritt: Facilitator in Teams Rooms aktivieren

1 – Überprüfen ob die Facilitator App freigegeben ist

Öffne das Teams Admin Center (https://admin.teams.microsoft.com) und logge Dich als Globaler Admin ein.

Klicke links in der Navigation auf „Teams Apps“ und anschließend auf „Manage Apps“.

Gib nun im Suchfeld rechts „Facilitator“ ein und drücke Enter.
Dir sollte nun die Facilitator App angezeigt werden.

Aktiviere die Checkbox vor der App und klicke auf „Edit Availability“.

Im Seitenmenü hast Du nun die Möglichkeit den Zugriff für alle User der Organisation zu ermöglichen oder diesen auf bestimmte Gruppen / User einzugrenzen. Ich gehe hier mit „Everyone“.

2 – Public Preview aktivieren

Öffne das Teams Rooms Pro Portal (https://portal.rooms.microsoft.com/).
Klicke links in der Navigation auf „Rooms„.

Wähle das zu konfigurierende MTR aus

Wähle den Reiter „Settings“ aus.

Klicke links auf „Account“, aktiviere den „Public Preview“ Switch und klicke auf „Apply“.

3 – QR-Code für Facilitator aktivieren

Bleibe in dem Bereich und klicke links auf „Meetings“.

Scrolle auf der Seite nach unten. Aktiviere nun den Schalter „Show room Facilitator QR code“ und klicke auf „Apply“.

Wähle nun aus ob Du die Änderungen am System direkt umsetzen willst oder beim nächsten Reboot (2 Uhr Nachts im Default). Ich entscheide mich für die direkte Umsetzung. Klicke auf „Submit“.

4 – Loop Components aktivieren

Lade Dir, sofern nicht im Zugriff, die aktuellste Variante der SharePoint PowerShell module herunter und installiere diese. Öffne das Tool anschließend:

Führe die folgenden Kommandos aus. Stelle sicher, dass Du die URL an Deine Umgebung anpasst.

Exkurs – Du kennst die korrekte URL nicht

Öffne die URL https://admin.microsoft.com und logge Dich als globaler Admin ein.
Klicke links in der Navigation auf „Show all“.

Klicke auf „Sharepoint“.

Es öffnet sich ein neues Browser Fenster. In der URL Zeile siehst Du nun die benötigte Information und kannst diese kopieren.

In Room Experience

Nach dem Reboot sollte nun der Facilitator auf Deinem MTR verfügbar sein.

Page 1 Icon

Page 2 Icon

Du hast nun 2 Optionen den Facilitator für Dein Meeting zu nutzen.

Option 1:
Geplantes Meeting (Kalendereintrag)

Wenn ein Microsoft Teams Meeting im Voraus geplant wird – zum Beispiel über Outlook oder Teams – und der MTRoW-Raum als Raumbuchung hinzugefügt wird, kann der Facilitator-Agent automatisch im Meeting aktiv sein.

Ablauf:

  • Der Agent beginnt dann, KI-gestützte Notizen, Aufgaben und Zusammenfassungen live mitzuschreiben.
  • Das Meeting startet zur geplanten Zeit auf dem MTR-Gerät.
  • Sobald ein Teilnehmer den Raum betritt (physisch oder remote) und in derselben Organisation angemeldet ist, erscheint der Facilitator-Agent automatisch im Teams-Meeting – sichtbar im rechten Bereich als Meeting-Notizhilfe.

Nutzen:

  • Es sind keine zusätzlichen Schritte vor Ort notwendig.
  • Ideal für geplante Team-Meetings, Standups, Projektbesprechungen etc.
  • Alle erstellten Inhalte sind direkt im Meeting gespeichert und später in Teams abrufbar (über „Besprechungsnotizen“).

Option 2:

Spontanes Meeting (Ad-hoc In-Room-Start)

Wenn ein Meeting nicht geplant, sondern direkt auf dem MTR gestartet wird (z. B. per „Meet now“ oder durch spontane Einladung über das Gerät), kann der Facilitator ebenfalls genutzt werden – aber über einen etwas anderen Mechanismus:

Ablauf:
  • Auf dem MTR-Bildschirm und dem TC10 erscheint ein QR-Code.
  • Eine im Raum befindliche Person kann diesen QR-Code mit ihrem mobilen Gerät scannen (z. B. Smartphone).
  • Das Gerät öffnet Microsoft Teams, und die Person wird automatisch mit dem Meeting verbunden – inklusive der Option, den Facilitator-Agenten zu starten.
  • Danach beginnt der Facilitator ebenfalls mit dem Mitschreiben von Notizen, Aufgaben und Zusammenfassungen in Echtzeit.

Möglichkeit 1: Default QR Code scannen und Facilitator hinzufügen

QR Code scannen …

und Facilitator zum Meeting hinzufügen.

Möglichkeit 2: Facilitator Button klicken und entsprechenden QR Code scannen.

Facilitator Button anklicken …

und den QR Code scannen.

💡 Nutzen:

  • Perfekt für spontane Besprechungen, bei denen vorher keine Einladung verschickt wurde.
  • Teilnehmer können schnell und ohne Laptop oder Konfigurationsaufwand den KI-Notizhelfer aktivieren.
  • Besonders nützlich in offenen Räumen oder bei Walk-in-Meetings.

Nach dem Sie das Meeting durch Scannen des QR Codes gestartet haben, können Sie an Ihrem Smartphone wieder auflegen. Der Facilitator ist nun für das Meeting aktiv und eigenständig.

Zugriff auf Facilitator-Inhalte (nach dem Meeting)

Was wird vom Facilitator erzeugt?

Während eines Meetings erstellt der Facilitator-Agent automatisch:

  • ✍️ Besprechungsnotizen
  • ✅ Aktionspunkte
  • 🧠 Meeting-Zusammenfassungen

Diese Inhalte sind sogenannte Loop-Komponenten und werden direkt in Microsoft Teams gespeichert.

So findest du die Inhalte nach dem Meeting:

1. Direkt im Teams-Kalendereintrag

  • Öffne Microsoft Teams
  • Gehe zu deinem Kalender
  • Klicke auf das entsprechende vergangene Meeting
  • Du findest dort einen Reiter oder Abschnitt mit dem Titel:
    • „Besprechungsnotizen“
    • oder „Meeting recap“ (Zusammenfassung)

Darin siehst du die automatisch vom Facilitator erstellten Inhalte, inklusive:

  • Zeitstempel
  • Teilnehmerbeiträge
  • Aufgabenzuweisungen

2. Im Teams-Chat des Meetings

  • Öffne in Teams den Chat-Verlauf des Meetings
  • Die Notizen, Aufgaben und Zusammenfassungen erscheinen als interaktive Nachrichten im Chat
  • Du kannst sie dort:
    • 📝 Bearbeiten
    • 📌 Pinnen
    • 📤 Teilen
Am Desktop Client

Smartphone Client
Smartphone Client
Transkript wurde erstellt
Meeting Transkript

3. In Microsoft Loop / OneNote (optional)

  • Die Inhalte können auch als Loop-Komponenten in Loop-Workspaces oder in Outlook eingebettet weitergenutzt werden
  • Das ermöglicht kollaboratives Weiterarbeiten auch nach dem Meeting

📎 Wichtig zu wissen:

  • Der Zugriff ist nur für interne Teilnehmer möglich (gleicher Tenant)
  • Gastnutzer sehen keine KI-generierten Inhalte
  • Die Inhalte sind dauerhaft mit dem Meeting verknüpft

Mein Fazit:

Das ist eine richtig clevere Lösung, um aus dem „Wegprotokollieren“ im Meeting rauszukommen. Durch die Möglichkeit, sowohl in geplanten als auch in ungeplanten Meetings KI-gestützte Notizen und Aktionspunkte zu erstellen, wird die Dokumentation und Nachverfolgung von Besprechungen erheblich erleichtert. Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen nicht alle Teilnehmer physisch anwesend sind, trägt der Facilitator-Agent dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben und wichtige Informationen nicht verloren gehen. Die Integration dieser Funktion zeigt, wie KI-Technologien genutzt werden können, um die Zusammenarbeit und Produktivität in modernen Arbeitsumgebungen zu fördern.

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