Copilot Preview im Teams Rooms Pro Management Portal

Der neue AI Assistant bringt Kontext, Geschwindigkeit – und einen Ausblick auf die Zukunft

Microsoft rollt im Teams Rooms Pro Management Portal derzeit eine spannende neue Funktion aus: den AI Assistant, auch als „Copilot Preview“ bezeichnet. Die Idee: Administratoren bekommen durch generative KI schnelle, kontextbezogene Antworten auf alltägliche Fragen – direkt im Portal, ohne zusätzliche Tools oder Dokumentationen durchforsten zu müssen.

Gerade bei größeren Umgebungen mit vielen Räumen oder verschiedenen Hardwaregenerationen verspricht das eine deutliche Vereinfachung in der täglichen Verwaltung.

Zwei Arten von Fragen – zwei große Mehrwerte

Der AI Assistant unterstützt aktuell zwei Hauptszenarien:

1. Knowledge Queries

Hier geht es um allgemeine Fragen rund um Microsoft Teams Rooms. Beispiele:

• How do I update firmware on a Teams Room device?
• What license is required for Teams Rooms Pro?
• How does Teams Rooms integrate with Microsoft Copilot?

Die Antworten stammen direkt aus Microsofts offizieller Dokumentation – aber deutlich kompakter und besser verständlich formuliert. Perfekt, um sich schnell in ein Thema einzuarbeiten oder jemand Neues im Team zu unterstützen.

2. Data Queries

Noch spannender wird’s, wenn der Assistent auf deinen Tenant zugreift. Du kannst Fragen stellen wie:

• Which rooms have devices in a warning state?
• How many devices are offline right now?
• List all rooms with outdated firmware.

Die Ergebnisse enthalten neben konkreten Zahlen oft auch Listen mit Raumname, Gerätetyp, Standort, Firmwarestand und Handlungsempfehlungen.

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So aktivierst und nutzt du den AI Assistant

Die Nutzung ist simpel und ohne Mehraufwand möglich:

1. Melde dich im Teams Rooms Pro Management Portal an
2. Klicke oben rechts auf das Sprechblasen-Icon, um den Assistenten zu öffnen
3. Stelle deine Frage im Chat – aktuell ist Englisch die empfohlene Sprache
4. Gib Feedback über das 👍/👎 Symbol, um die Qualität weiter zu verbessern

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Wichtig: Sprache lässt sich umstellen – mit Einschränkungen

Der Assistent funktioniert in der Sprache, die du für dein Microsoft 365 Portal eingestellt hast. Du kannst also auch Deutsch oder eine andere Sprache verwenden. Microsoft weist jedoch klar darauf hin:

✳️ Englisch liefert die präzisesten und vollständigsten Ergebnisse.

Fragen auf Deutsch werden zwar grundsätzlich verstanden, die Antwortqualität kann aber variieren – vor allem bei komplexeren oder mehrdeutigen Formulierungen.

Meine Empfehlung: Für produktive Nutzung und verlässliche Ergebnisse bleib (noch) bei Englisch – vor allem bei technischen Data Queries.

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Voraussetzungen

Damit du den AI Assistant nutzen kannst, muss dein Setup folgende Bedingungen erfüllen:

• ✅ Microsoft Teams Rooms Pro Lizenz im Tenant
• ✅ Zugriff auf das Pro Management Portal
• ✅ Rolle: Global Administrator oder Teams Rooms Pro Administrator
• ✅ Spracheinstellung im M365-Portal definierbar
• ❌ Keine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich

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Was er kann – und was (noch) nicht

Der Assistent liefert Informationen, aber führt keine Aktionen aus. Du kannst z. B. fragen, welche Geräte einen kritischen Zustand melden, bekommst aber keine Schaltfläche zum Reboot. Auch Integrationen mit Drittanbietertools oder benutzerdefinierte Reports sind in dieser Phase noch nicht Teil des Funktionsumfangs.

Das macht aber nichts – denn für schnelles Troubleshooting und First-Level-Analysen ist die Funktion schon jetzt sehr hilfreich.

Hinweis: Welche Informationen der AI Assistant anzeigt, hängt davon ab, welche Rolle dem Benutzer zugewiesen wurde und auf welchen Bereich sich diese Rolle bezieht

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Typische Use Cases aus der Praxis

• Lizenz- und Architekturfragen schnell klären
• Firmwarestatus und Updatebedarf auf einen Blick
• Warnzustände und Health-Probleme identifizieren
• Geräte pro Standort analysieren
• How-To-Fragen im laufenden Betrieb beantworten

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Mein Fazit

Der AI Assistant ist ein echter Fortschritt. Er bringt die Idee von Copilot in die Admin-Welt – und das mit klarem Mehrwert: weniger Klicks, mehr Überblick, besserer Flow.

Aktuell fehlen noch automatisierte Aktionen oder Multi-Tenant-Auswertungen, aber was da bereits möglich ist, spart im Alltag spürbar Zeit. Die Integration ist stabil, datenschutzkonform und für Pro-Kund:innen ohne Zusatzkosten nutzbar.

Takeaway:
Wer viele Räume betreut, komplexe Setups fährt oder einfach schneller Entscheidungen treffen will, wird den Assistenten schätzen lernen. Noch ein paar Ausbaustufen – z. B. automatisierte Empfehlungen oder direkte Aktionsfunktionen – und das wird ein unverzichtbares Werkzeug im täglichen Betrieb.

Weiterführende Infos: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/rooms/rooms-pro-aiassistant