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Hot news: Digital Signage auf Teams Rooms on Windows System verfügbar.

Seit Jahren sind unsere Android-Systeme von HP | Poly für Digital Signage gerüstet – ob Appspace, Raydiant oder kundeninterne Serverlösungen, sie haben unsere Räume schon lange in flexible Kommunikationsflächen verwandelt. Jetzt kommt dieser Vorteil auch für Teams Rooms on Windows: Endlich Feature Parity zwischen Android und Windows und damit eine Möglichkeit, das volle Potenzial jedes Displays im Meetingraum auszuschöpfen.

Digital Signage auf Android-basierten Systemen nutzen:
https://aitsc.de/blog/so-nutzen-sie-digital-signage-an-ihrer-poly-studio-x-g7500-mit-ihrem-eigenen-webserver/

Was ist eigentlich Digital Signage?

Digital Signage ist im Grunde die Nutzung von Bildschirmen zur Anzeige von dynamischen Inhalten. Stellen Sie sich vor, dass der Bildschirm, der normalerweise für Videokonferenzen verwendet wird, in den Pausen oder außerhalb der Meeting-Zeiten automatisch Inhalte wie Firmennews, Börsenkurse, Wetterinformationen oder anstehende Events anzeigt. Diese Flexibilität macht aus einem passiven Bildschirm ein lebendiges Informationsmedium und erhöht den Nutzen, den Unternehmen aus ihrer vorhandenen Technologie ziehen können.

Vorteile von Digital Signage in Meetingräumen

  1. Besserer Informationsfluss: Statt dass ein Bildschirm nur „leer“ ist, wenn keine Besprechung läuft, können Unternehmen wichtige Neuigkeiten und Updates sofort ins Zentrum des Geschehens bringen. Ob Firmenevents, aktuelle Entwicklungen oder Sicherheitshinweise – Informationen erreichen die Mitarbeitenden, wo sie sich häufig aufhalten.
  2. Motivation und Engagement: Ein informierter Mitarbeitender ist oft motivierter. Digital Signage bietet Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit, die Unternehmenskultur zu stärken, Erfolge zu feiern oder neue Projekte vorzustellen. Dies alles fördert eine stärkere Bindung und ein größeres Interesse an der Arbeit.
  3. Optimierung der Raumressourcen: Digitale Displays sind eine Investition, und mit Digital Signage wird diese Investition maximiert. Räume werden damit nicht nur funktionaler, sondern auch effizienter genutzt.
  4. Vielfalt an Inhalten: Vom Wetterbericht über die Börsenlage bis hin zu inspirierenden Zitaten oder speziellen Willkommensbotschaften für Kunden – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Jeder Raum kann auf die Bedürfnisse des Tages, des Unternehmens oder des Events abgestimmt werden.

Digital Signage in Teams Rooms on Windows nutzen

Mit der neuen Integration auf Windows-Systemen ist jetzt jeder Teams Meeting Room bereit für Digital Signage. Diese Flexibilität macht jeden Raum in Ihrer Firma zum lebendigen Informationshub, der dynamisch auf Bedürfnisse und Tagesaktualität reagiert. Und weil das System nahtlos in die bestehende Microsoft Teams Umgebung integriert ist, wird die Handhabung und Verwaltung zum Kinderspiel – alles, was Sie brauchen, ist jetzt schon vorhanden.

Requirements / Prerequisites

  • Ein Microsoft zertifiziertes Teams Room System on Windows (z.B. HP | Poly G9+ Kit) mit Release 5.1.x oder aktueller
  • Teams Rooms Pro License
  • Zugriff auf das Microsoft Teams Rooms Pro Portal für die Einrichtung und das Management
  • Appspace, XOGO, oder einen Custom Web-Server als Content Provider

Für einen Test der Funktionalität bietet Appspace derzeit einen kostenlosen Testzugang an.
Um diesen zu nutzen / zu aktivieren navigieren Sie bitte zu:
https://www.appspace.com/microsoft-teams-rooms/

Klicken Sie anschließend auf oben in der Navigation auf „Try for Free“ und folgen Sie den Anweisungen.

Digital Signage ist aktuell nicht für die folgenden Umgebungen und Geräte verfügbar:

  • Teams Rooms auf Android (MTR-A)
  • Multitenant Management Portal (MTMA)
  • Government Community Cloud (GCC)
  • Government Community Cloud High (GCC-H)
  • Department of Defense (DoD)

Weitere Details finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Steps zu Aktivierung von Digital Signage auf MTRoW Systemen:

  • Aktivierung für den Tenant: Digital Signage im Microsoft Teams Admin Center für den jeweiligen Tenant aktivieren.
  • Inhalte hinzufügen: Inhalte und Drittanbieter-Integrationen (falls gewünscht) für die Digital Signage-Quelle des Tenants konfigurieren.
  • Zuweisung zu Räumen: Signage-Quellen und Einstellungen für spezifische Räume festlegen, einschließlich der Registrierung auf unterstützten Drittanbieter-Content-Management-Systemen.

Schritt 1 – Aktivierung des Digital Signage Features auf dem Tenant

Microsoft 365 Global Admins und Teams Rooms Pro Manager erhalten standardmäßig Berechtigungen für die Verwaltung von Digital Signage für den Mandanten und die Räume. Microsoft empfiehlt jedoch, möglichst niedrig privilegierte Rollen zu verwenden, um die Sicherheit zu erhöhen. Die Global Admin-Rolle sollte nur in Notfällen eingesetzt werden, wenn andere Rollen nicht geeignet sind.

Weitere Details gibt es in der Microsoft-Dokumentation.

Um einen Benutzer außerhalb dieser beiden oben angesprochenen Rollen für Digital Signage Funktionalitäten zu enablen, gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich in Ihrem Pro-Portal (https://portal.rooms.microsoft.com/) als Admin ein. Klicken Sie anschließend links in der Navigation auf „Settings“ und anschließend auf „Roles“ .

Klicken Sie nun auf „Create Role“ .

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und ggf. eine Beschreibung. Klicken Sie anschließend auf „Next“ .

Vergeben Sie die entsprechenden gewünschten Rechte:

  • Digital Signage room Management (Modify yes/no)
  • Digital Signage tenant Management (View yes/no, Modify yes/no)

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und ggf. eine Beschreibung für das Assignment. Aktivieren Sie die Checkbox, sofern Sie per Mail informiert werden möchten.
Klicken Sie auf „Next“ .

Wählen Sie den entsprechenden User oder eine Gruppe für die Zuweisung und klicken Sie auf „Next“ .

Wählen Sie den Raum oder die Gruppe für die Zuweisung aus und klicken Sie auf „Next“ .

Überprüfen Sie noch einmal die Informationen in der Übersicht und klicken Sie anschließend auf „Add new role“ .

Klicken Sie auf „Done“ .

Die neue Rolle wird nun erstellt und in der Übersicht angezeigt.

Schritt 2 – Appspace ID Informationen und Content hinzufügen

In meinem Beispiel integriere ich AppSpace als Digital Signage Provider. Wie oben im Text bereits beschrieben, können Sie diesem Guide sehr einfach folgen, indem Sie sich ebenfalls einen kostenlosen Trial Account anlegen.

Anlegen von Content

Als Erstes erstellen wir einen Appspace Channel und einen entsprechenden Inhalt, der als Content Source dient.

Klicken Sie dazu auf das Burger Menü und anschließend auf „Channels“ .

Klicken Sie nun auf „Create Channel“ .

Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Create“ .

Wenn Sie möchten, können Sie auch noch, zur einfacheren Identifizierung, eine Channel Grafik hochladen, indem Sie vorher auf das Stiftsymbol klicken.

Ihr neuer Channel wird nun erstellt.

In diesem Channel müssen wir nun einen für das MTR anzeigbaren Inhalt erstellen.

Klicken Sie auf „Add“ .

Sie können sich nun aus der Liste der vorgefertigten Contents bedienen oder eigenen Content erstellen.

Ich nutze im folgenden das Announcement Template, welches Sie unter „Communication“ finden.

Passen Sie nun das Template nach Ihren Wünschen an und klicken Sie abschließend auf „Save“ .

Appspace ID generieren

Folgende Schritte sind notwendig um die AppSpace ID zu generieren, die wir in Schritt 3 benötigen:

Loggen Sie sich auf Ihrem Appspace Portal als Admin ein.

Klicken Sie links oben auf das „Burger Menü“ und wählen Sie anschließend „Devices“ und „Device Advanced“ aus.

Klicken Sie auf „Click here for advanced device registration options“ .

Wählen Sie nun, unter „Deployment Method“ „Microsoft Teams Rooms“ aus.

Klicken Sie auf „Channel Selection Mode“ und wählen Sie, wie ich in diesem Beispiel, „Admin assigns a single channel„. Wählen Sie nun den im Vorfeld bereits erstellten Content Channel aus.

Klicken Sie anschließend auf „Generate Integration ID“ .

Im nächsten Fenster wird Ihnen nun die Appspace ID angezeigt. Kopieren Sie diese oder lassen Sie das Fenster für später geöffnet.

Schritt 3 – Zuweisen von Appspace Digital Signage zu Microsoft Teams Räumen

Klicken Sie im Microsoft Teams Pro Portal links in der Navigation auf „Settings“ und anschließend auf „Digital Signage“ .

Aktivieren Sie die Digital Signage Option.

Klicken Sie nun auf „Add Source“ .

Vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Content Channel und klicken Sie auf „Next“ .

Aktivieren Sie „Appspace“ und fügen Sie die erstellte Appspace ID in das Feld darunter ein.

Klicken nun auf „Validate“ .

Ihre ID wird nun überprüft. Sobald der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie auf „Next“ klicken .

Klicken Sie auf „Next“ .

Klicken Sie auf „Submit“ .

Klicken Sie auf „Done“ .

Die neue Source ist nun angelegt und erscheint in der Liste. Aktivieren Sie die Checkbox für die neuen Source und klicken Sie oben auf „Assign to rooms“ .

Klicken Sie auf „Next“ .

Ändern Sie nun die Werte nach Ihren Präferenzen und klicken Sie auf „Next“ . Ich belasse diese in den Default Einstellungen.

Wählen Sie nun den Raum oder die Gruppe von Räumen aus, denen Sie diese Settings zuweisen wollen und klicken Sie auf „Next“ .

Wählen Sie nun ob Sie die neuen Einstellungen direkt zuweisen wollen oder ob dies während des Maintenance Windows (2 Uhr Nachts im Default) passieren soll.
Da ich ungern warte, wählen ich hier „Apply now“ aus.

Klicken Sie auf „Submit“ .

Es dauert nun einen kleinen Moment, bis dem MTR die Einstellungen übermittelt werden.

Config abgeschlossen !!

Wenn Sie nun Ihr MTR für 1 Minute nicht nutzen (das System geht in den Idle Mode) wird Ihnen der Content aus Appspace angezeigt,

Fazit:

Ich finde das neue Digital Signage-Feature absolut großartig! Es verwandelt Meetingräume in flexible Informationszentren und liefert echten Mehrwert durch die zentrale Anzeige von wichtigen Updates oder kreativen Inhalten. Damit werden Bildschirme auch außerhalb von Videokonferenzen sinnvoll genutzt. Natürlich sollte man den erhöhten Energiebedarf im Auge behalten und je nach Nutzung entscheiden, wann und wie lange das Feature aktiv sein soll – für den maximalen Mehrwert ohne unnötigen Ressourcenverbrauch.